Der klassische Grillabend auf dem Firmengelände hat Konkurrenz bekommen. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dazu, das jährliche Sommerfest oder die Weihnachtsfeier an einen Ort außerhalb Deutschlands zu verlegen.
Ein Wochenende in Tirol, ein Segeltörn in den Niederlanden oder ein Städtetrip nach Prag versprechen eine stärkere Bindung im Team und eine Flucht aus dem gewohnten Arbeitsumfeld.
Doch während die Stimmung bei solchen Ausflügen oft steigt, wächst im Hintergrund die Aufmerksamkeit der Finanzämter. Werden die steuerlichen Spielregeln missachtet, verwandelt sich das gut gemeinte Event schnell in eine teure Nachzahlung für den Arbeitgeber und eine steuerpflichtige Lohnerhöhung für den Mitarbeiter.
Besonders bei Veranstaltungen im Ausland werden die zulässigen Kostenobergrenzen oft schneller erreicht, als es der Buchhaltung lieb ist. Dabei gelten jenseits der Bundesgrenze grundsätzlich dieselben steuerlichen Maßstäbe wie im Inland, doch die Nebenkosten für Anreise und Übernachtung verändern die Kalkulation massiv.
Die Wahl des Ortes und die Kostenfalle
Wer eine Veranstaltung im Ausland plant, muss logistische Aspekte präzise kalkulieren. Anders als beim Abendessen beim Italiener um die Ecke fallen sofort Reisekosten an. Flüge, Bustransfers und Hotelübernachtungen treiben das Budget in die Höhe.
Findet das Event beispielsweise in der Schweiz statt, muss man zudem das höhere Preisniveau einkalkulieren. Eine exklusive
Firmenfeier Location bietet zwar den gewünschten professionellen Rahmen und entlastet die Organisatoren vor Ort, schlägt sich aber auch entsprechend in der Gesamtrechnung nieder.
Genau hier liegt die Krux: Alle Aufwendungen, die der Arbeitgeber für die Veranstaltung tätigt, werden zusammengerechnet und auf die teilnehmenden Köpfe verteilt. Dazu zählen nicht nur Speisen, Getränke und das Rahmenprogramm, sondern eben auch die Fahrt- und Übernachtungskosten, sofern die Veranstaltung und nicht die Arbeit im Vordergrund steht.
Das enge Korsett des 110-Euro-Freibetrags
Das zentrale Element der steuerlichen Betrachtung ist der Freibetrag von 110 Euro brutto pro Arbeitnehmer. Wichtig ist die Unterscheidung zur früher geltenden Freigrenze: Wird der Betrag überschritten, ist nicht mehr die gesamte Summe steuerpflichtig, sondern lediglich der Teil, der über den 110 Euro liegt. Dieser Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr.
In die Berechnung fließen alle Kosten ein, die der Arbeitgeber aufwendet. Dies beinhaltet Saalmiete, Honorare für Künstler oder DJs, Eintrittskarten, Geschenke sowie Verpflegung. Bei einer Reise ins Ausland kommen die Fahrtkosten und die Hotelunterbringung hinzu.
Da 110 Euro inklusive Umsatzsteuer in vielen europäischen Nachbarländern kaum für Flug, Hotel und Verpflegung ausreichen, überschreiten Auslandsfeiern diesen Freibetrag fast zwangsläufig.
Unternehmer müssen beachten, dass der Freibetrag pro Mitarbeiter gilt. Bringt ein Angestellter eine Begleitperson mit, wird deren Anteil dem Mitarbeiter zugerechnet. Die 110 Euro müssen dann für beide Personen reichen, was den Spielraum weiter einschränkt.
Abgrenzung zwischen Betriebsveranstaltung und Incentive
Ein häufiger Streitpunkt bei Betriebsprüfungen ist der Charakter der Reise. Handelt es sich wirklich um eine Betriebsveranstaltung oder doch um eine Belohnungsreise (Incentive)? Eine Betriebsveranstaltung muss allen Mitarbeitern oder zumindest einer geschlossenen Abteilung offenstehen. Ziel ist die Förderung des Betriebsklimas.
Ein Incentive hingegen dient der Belohnung einzelner Mitarbeiter für besondere Leistungen, etwa das Erreichen bestimmter Umsatzziele. Solche Reisen gelten steuerrechtlich sofort in voller Höhe als Arbeitslohn. Es gibt hier keinen Freibetrag.
Findet die Veranstaltung an einem exotischen Ort statt und ist das Programm stark freizeitorientiert, unterstellt der Fiskus gerne einen Belohnungscharakter. Eine detaillierte Dokumentation des offiziellen Teils, der Agenda und der Teilnehmerlisten hilft dabei, diesen Verdacht zu entkräften.
Lohnsteuerliche Konsequenzen bei Überschreitung
Liegen die Kosten pro Kopf über 110 Euro, muss der übersteigende Betrag versteuert werden. Hier bietet der Gesetzgeber jedoch eine pragmatische Lösung an: Die Pauschalversteuerung.
Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil, der über den Freibetrag hinausgeht, mit pauschal 25 Prozent versteuern (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer).
Der große Vorteil dieser Regelung liegt in der Sozialversicherungsfreiheit. Solange die Lohnsteuer pauschaliert wird, fallen keine Beiträge zur Renten-, Kranken- oder Arbeitslosenversicherung an.
Dies macht auch teurere Events im Ausland kalkulierbar, wenngleich sie das Budget des Unternehmens stärker belasten als steuerfreie Varianten. Wählt der Arbeitgeber diesen Weg nicht, muss der übersteigende Betrag individuell beim Mitarbeiter als Arbeitslohn versteuert werden – ein Szenario, das die Freude über die Einladung bei der nächsten Gehaltsabrechnung merklich trüben dürfte.
Dokumentation ist Pflicht
Um Diskussionen mit dem Finanzamt zu vermeiden, gehört eine
saubere Aktenführung zum Standardprozess. Alle Rechnungen müssen vorliegen und eindeutig der Veranstaltung zugeordnet sein.
Eine genaue Auflistung der tatsächlich anwesenden Teilnehmer ist notwendig, da Absagen kurz vor dem Event (sogenannte "No-Shows") die Kosten pro Kopf rechnerisch erhöhen können. Die Finanzverwaltung teilt die Gesamtkosten durch die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer, nicht durch die Anzahl der Eingeladenen.
Werden diese Punkte beachtet, steht auch einem Event in Lissabon oder Wien nichts im Wege. Die steuerliche Belastung lässt sich zwar selten komplett vermeiden, aber durch vorausschauende Planung zumindest exakt beziffern und steuern.
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Bild: https://unsplash.com/de/fotos/menschen-die-vor-dem-tisch-sitzen-und-reden-und-essen-W3SEyZODn8U
14.5.2025