Die Buchhaltung ist eines der am meisten unterschätzten Themen für Startups. Während sich viele Gründer auf die Produktentwicklung und das Marketing konzentrieren, wird die Buchhaltung oft als notwendiges Übel betrachtet, das erst später Aufmerksamkeit erhält.
Dabei können Fehler in diesem Bereich verheerende Folgen haben – von finanziellen Engpässen bis hin zu rechtlichen Problemen. Um dir als Gründer oder Gründerin den Weg zu erleichtern, haben wir die 10 häufigsten Fehler zusammengestellt, die du unbedingt vermeiden solltest.
1. Fehlende Trennung zwischen Geschäfts- und Privatkonten
Einer der häufigsten Fehler von Jungunternehmern ist die Vermischung von privaten und geschäftlichen Finanzen. Viele Startups nutzen zu Beginn ein privates Konto für geschäftliche Transaktionen, was jedoch zu erheblichem Chaos führen kann. Dies erschwert nicht nur die Buchführung, sondern auch die
Steuererklärung und die Kontrolle über die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.
Unser Tipp: Richte von Anfang an ein separates Geschäftskonto ein. Damit hast du immer einen klaren Überblick über die Unternehmensfinanzen und vermeidest, dass private Ausgaben versehentlich als Betriebsausgaben verbucht werden.
Vorteile eines separaten Geschäftskontos:
. Klare Trennung von geschäftlichen und privaten Ausgaben
. Bessere Nachvollziehbarkeit der Geschäftsentwicklung
. Erleichterung bei der Steuererklärung und Buchführung
2. Keine regelmäßige Buchführung
Viele Startups neigen dazu, die Buchhaltung zu vernachlässigen und sich auf andere Aufgaben zu fokussieren. Doch wenn du deine Buchführung nicht regelmäßig erledigst, kann das schnell zu Problemen führen. Unvollständige Belege, vergessene Ausgaben und Einnahmen oder fehlende Dokumente – all das kann im Nachhinein sehr zeitaufwendig und stressig werden.
Unser Rat: Plane mindestens einmal pro Woche Zeit für deine Buchhaltung ein, um deine Belege zu erfassen, Ausgaben und Einnahmen zu ordnen und Zahlungen zu prüfen. So vermeidest du unnötigen Aufwand am Monatsende oder beim Jahresabschluss.
Wichtige Schritte für eine regelmäßige Buchhaltung:
. Belege sofort erfassen und ablegen (digital und physisch)
. Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien sortieren
. Bankkonten regelmäßig mit den Buchungen abgleichen
3. Falsche oder unvollständige Belegablage
Die Ablage von Belegen ist das A und O einer ordentlichen Buchführung. Verlieren sich Belege in einem Papierstapel oder werden sie gar nicht erst abgelegt, kann das später teuer werden. Unvollständige oder nicht vorhandene Belege führen dazu, dass Ausgaben nicht als Betriebskosten geltend gemacht werden können. Außerdem riskierst du, dass bei einer Steuerprüfung die Ausgaben nicht anerkannt werden.
Lösung: Nutze ein System für die Belegablage – ob physisch oder digital. Es gibt mittlerweile viele Tools, mit denen du Belege sofort nach Erhalt scannen und digital archivieren kannst. So hast du alles ordentlich beisammen und sparst Zeit bei der Steuererklärung.
4. Fehlende Rücklagen für Steuern und Abgaben
Ein häufiger Fehler ist die Unterschätzung der Steuerbelastung. Oft werden Rücklagen für Steuern und Sozialabgaben vergessen, was später zu finanziellen Engpässen führt. Startups, die zu Beginn stark investieren, erleben oft, dass sie am Jahresende mit einer hohen Steuerforderung konfrontiert werden, auf die sie nicht vorbereitet sind.
Unser Tipp: Setze regelmäßig Rücklagen für Steuern und Abgaben zur Seite. Ein guter Richtwert ist es, etwa 20-30 % deiner Einnahmen monatlich auf ein separates Konto zu überweisen, um später keine bösen Überraschungen zu erleben.
5. Keine Kenntnis über steuerliche Vorteile und Förderungen
Steuerliche Vorteile und Förderprogramme können Startups eine Menge Geld sparen. Viele Jungunternehmer sind sich jedoch nicht bewusst, dass sie zum Beispiel Forschungs- und Entwicklungsförderungen in Anspruch nehmen können, bestimmte Anschaffungen abschreiben dürfen oder durch Gründungszuschüsse entlastet werden könnten.
Unser Tipp: Informiere dich frühzeitig über mögliche steuerliche Vorteile und
Förderprogramme, die speziell für Startups gelten. Ein erfahrener Steuerberater kann dir hier weiterhelfen und sicherstellen, dass du keine finanziellen Möglichkeiten ungenutzt lässt.
6. Vernachlässigung von Liquiditätsplänen
Liquiditätsengpässe gehören zu den häufigsten Gründen, warum Startups scheitern. Ohne einen soliden Liquiditätsplan kann es passieren, dass du wichtige Zahlungen nicht leisten kannst, selbst wenn dein Unternehmen grundsätzlich profitabel ist.
Die Lösung: Erstelle einen Liquiditätsplan, der deine erwarteten Einnahmen und Ausgaben realistisch abbildet. Plane zudem immer einen Puffer für unerwartete Kosten ein, um handlungsfähig zu bleiben.
Was gehört in einen Liquiditätsplan?
. Prognose der monatlichen Einnahmen
. Aufstellung der Fixkosten (Miete, Gehälter, etc. )
. Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben
. Geplante Investitionen
7. Unklare oder fehlerhafte Rechnungsstellung
Die korrekte Erstellung von Rechnungenist essentiell, um nicht nur pünktliche Zahlungen zu erhalten, sondern auch rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen können dazu führen, dass der Kunde sie nicht anerkennt, oder das Finanzamt sie beanstandet.
Was muss auf jeder Rechnung stehen?
. Name und Anschrift von dir und dem Kunden
. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
. Rechnungsnummer
. Rechnungsdatum und Leistungsdatum
. Auflistung der Leistung mit Netto- und Bruttobetrag
Verwende ein Buchhaltungsprogramm, das automatisch Rechnungen erstellt und sicherstellt, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind.
8. Vernachlässigung moderner Buchhaltungssoftware
Viele Gründer setzen anfangs auf manuelle Buchhaltung oder einfache Excel-Tabellen. Während das für eine gewisse Zeit funktioniert, wird es schnell unübersichtlich und fehleranfällig.
Moderne Buchhaltungssoftware bietet viele Vorteile, indem sie dir hilft, deine Finanzen automatisch und fehlerfrei zu verwalten.
Vorteile von Buchhaltungssoftware:
. Automatische Erfassung von Belegen und Rechnungen
. Steuerliche Auswertungen auf Knopfdruck
. Integration von Online-Banking für schnelle Abgleiche
9. Fehlende Kommunikation mit dem Steuerberater
Ein Steuerberater ist nicht nur dafür da, deine Steuererklärung zu erstellen. Gerade in der Gründungsphase kann er dir mit wertvollen Ratschlägen zur Seite stehen und dich auf steuerliche Vorteile hinweisen, die du sonst übersehen würdest. Viele Gründer nutzen diese Ressource jedoch nicht ausreichend und geraten dadurch unnötig in finanzielle Schwierigkeiten.
Unser Tipp: Pflege eine regelmäßige Kommunikation mit deinem Steuerberater. Ein regelmäßiger Austausch kann dir helfen, frühzeitig steuerliche Optimierungen vorzunehmen und Überraschungen zu vermeiden.
10. Unzureichende Vorbereitung auf Steuerprüfungen
Viele Startups beschäftigen sich erst dann mit einer möglichen Steuerprüfung, wenn das Finanzamt vor der Tür steht. Wenn deine Buchhaltung dann nicht vollständig oder fehlerhaft ist, drohen Strafen und hohe Nachzahlungen. Um das zu vermeiden, solltest du deine Buchhaltung von Anfang an ordentlich führen und dich regelmäßig auf mögliche Prüfungen vorbereiten.
Tipp: Halte alle steuerrelevanten Dokumente mindestens 10 Jahre aufbewahrt, damit du jederzeit in der Lage bist, diese im Fall einer Prüfung vorzulegen.
Fazit: Sorgfalt ist das A und O
Fehler in der Buchhaltung können ein junges Unternehmen teuer zu stehen kommen. Wenn du von Anfang an auf eine strukturierte und sorgfältige Buchhaltung achtest, ersparst du dir viel Stress und legst den Grundstein für den finanziellen
Erfolg deines Startups.
22.10.2024
Geschrieben von mystartups Team