In den ersten Wochen und Monaten ihrer Gründung sind die meisten Startups mit Excel-Tabellen und einem geteilten Kalender gut beraten, um Arbeitszeiten, Urlaubstage und Verträge zu organisieren. Doch wachsen Startups, sind manuelle Systeme schnell überfordert.
Es kostet wertvolle Zeit, die Startups besser in ihr Produkt und den Vertrieb investieren sollten, wenn eine Übersicht fehlt, Daten mehrfach gepflegt werden müssen oder rechtliche Fragen nicht klar sind. Die Frage ist also nicht, ob eine Digitalisierung der Personalarbeit sinnvoll ist, sondern wann sie betriebswirtschaftlich Sinn macht.
Die typischen Wachstumsschwellen
Zahlreiche Erhebungen zur Personalarbeit in kleinen und mittleren Unternehmen nennen Einschnitte, an denen der Aufwand merklich größer wird. Bis etwa zehn Mitarbeitende kommt man mit pragmatischen Lösungen aus. Bei zehn bis 25 Beschäftigten steigt der Verwaltungsaufwand in die Höhe, weil neue Themen dazukommen, etwa strukturierte Onboarding-Prozesse, differenzierte Rollenrechte und wiederkehrende Reportings.
Ab 50 Mitarbeitenden bestehen weitere gesetzliche Pflichten, unter anderem zur betrieblichen Mitbestimmung und erweiterte Dokumentationspflichten im Arbeitsschutz. Ein zentral organisiertes
HR Management bildet diese Prozesse in einer einzigen Datenbasis ab und spart sich die manuelle Übertragung zwischen den Systemen. Wer diese Skalierungsschwelle verpasst, gefährdet sich leicht mit Fehlern in der Lohnabrechnung, verpassten Vertragsverlängerungen oder lückenhaften Nachweisen gegenüber Behörden.
Rechtliche Anforderungen als Treiber
Ein maßgeblicher Treiber für die Digitalisierung ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe mit Beschluss vom 13. September 2022 bestätigt. Für Startups bedeutet das aufwendige dokumentationssichere Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
Papiernotizen oder freie Excel Vorlagen genügen diesem Anspruch nur bedingt, lassen sich nachträglich manipulieren und aufwendige Auswertungen bleiben Ihnen versperrt. Auch die
Datenschutz Grundverordnung stellt klare Anforderungen an die Speicherung und Verarbeitung von Personaldaten. Zugriffsrechte, Löschfristen und Verträge zur Auftragsverarbeitung lassen sich in strukturierten Systemen einfacher nachweisen als in verstreuten Ordnerablagen.
Wann sich der Umstieg wirtschaftlich rechnet
Einige Kennzahlen sind für die Investitionsentscheidung hilfreich. Studien von Fachverbänden, etwa des Bundesverbands der Personalmanager, belegen, dass
HR Verantwortliche in kleinen Unternehmen einen spürbaren Anteil ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben verbringen. Je nach Studie werden hier 30 bis 50 Prozent genannt. Sinken diese Anteile durch digitale Prozesse deutlich, können die Personen für Recruiting, Personalentwicklung und Retention gewonnen werden. Faustregel: Ein System trägt sich, wenn die gesparten Personalstunden pro Monat die Lizenz und Einrichtungskosten übersteigen.
Weitere Auswahlkriterien sind Schnittstellen zur Lohnabrechnung mit gängigen Anbietern wie DATEV, die Skalierbarkeit des Nutzerpreises, Betriebsmodell (Cloud oder On Premises) sowie Zertifizierungen zur Informationssicherheit. Referenzen aus vergleichbaren Branchen erleichtern die Einschätzung, ob ein Anbieter zu Ihrer Prozesslandschaft passt.
Typische Fehler beim Einführungsprojekt
Wer zu früh ein zu großes System einführt, bindet viele Ressourcen ohne kurz- bis mittelfristigen Nutzen. Wer zu lange wartet, migriert später fehlerhafte oder unvollständige Datenbestände. Typische Stolpersteine sind unklare Verantwortlichkeiten zwischen Geschäftsführung und HR, fehlende Prozessdokumentation vor der Anbieterauswahl und zu ehrgeizige Zeitplanung für Vorkonfiguration, Datenübernahme und Schulung.
Sinnvoll ist eine Priorisierung nach Aufwand und rechtlichem Risiko.
Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement gehören in der Regel an den Anfang, weil hier gesetzliche Pflichten und tägliche Nutzung zusammentreffen. Digitale Personalakte, Bewerbermanagement sowie Weiterbildungsmodule gehören in spätere Ausbaustufen, wenn die Grunddaten sauber gepflegt sind.
Startups, die diese Reihenfolge einhalten, gewinnen früh eine belastbare Datenbasis und sparen sich teure Nachbesserungen bei der nächsten Finanzierungsrunde, wenn Investoren belastbare Kennzahlen zur Personalstruktur, Fluktuation und Compliance verlangen.
22.9.2023