Ein Hotel, Apartmenthaus oder anderes Beherbergungskonzept zu eröffnen, ist für viele Gründer ein attraktiver Schritt in die Selbstständigkeit. Gleichzeitig gehört die Hospitality-Branche zu den Bereichen, in denen bereits kleine Fehlentscheidungen schnell teuer werden können.
Im ersten Geschäftsjahr müssen zahlreiche Prozesse gleichzeitig aufgebaut werden: Gäste gewinnen, Preise festlegen, Buchungskanäle verwalten, Mitarbeitende organisieren, Bewertungen aufbauen und die laufenden Kosten kontrollieren. Gerade junge Unternehmen konzentrieren sich verständlicherweise zunächst darauf, den Betrieb zum Laufen zu bringen.
Dabei geraten kommerzielle Entscheidungen häufig in den Hintergrund.
Viele Probleme entstehen deshalb nicht durch mangelnde Nachfrage oder ein schlechtes Produkt, sondern dadurch, dass wichtige Grundlagen zu spät geschaffen werden. Wer typische Fehler früh erkennt, kann das erste Geschäftsjahr deutlich strategischer nutzen und bessere Voraussetzungen für langfristiges Wachstum schaffen.
1. Preise festlegen und anschließend kaum noch verändern
Einer der häufigsten Fehler neuer Beherbergungsbetriebe besteht darin, Preise wie eine feste Produkteigenschaft zu behandeln.
Bei der Eröffnung werden beispielsweise unterschiedliche Tarife für Haupt- und Nebensaison festgelegt. Danach bleiben diese Preise über Wochen oder sogar Monate weitgehend unverändert.
Die Nachfrage nach Übernachtungen funktioniert jedoch nicht so statisch.
Ein Konzert, eine Messe oder eine lokale Veranstaltung kann dazu führen, dass ein bestimmtes Wochenende plötzlich deutlich stärker nachgefragt wird. Ferienzeiten verändern das Buchungsverhalten ebenso wie kurzfristige Marktveränderungen. Gleichzeitig können ursprünglich erwartete Spitzenzeiten schwächer ausfallen als geplant.
Wer seine Preise nicht regelmäßig überprüft, riskiert deshalb zwei unterschiedliche Probleme: In starken Phasen werden Zimmer oder Apartments möglicherweise zu günstig verkauft, während in schwächeren Zeiträumen Preise verlangt werden, die nicht zur tatsächlichen Nachfrage passen.
Junge Hospitality-Unternehmen sollten deshalb von Anfang an einen klaren Prozess für Preisüberprüfungen etablieren. Entscheidend ist nicht, Tarife möglichst häufig zu ändern, sondern sie dann anzupassen, wenn sich die Marktbedingungen verändern.
2. Auslastung mit wirtschaftlichem Erfolg gleichsetzen
Gerade im ersten Geschäftsjahr fühlt sich jede neue Buchung wie ein Erfolg an.
Eine hohe Auslastung vermittelt Sicherheit. Die Zimmer sind belegt, Gäste kommen ins Haus und Umsatz wird generiert.
Doch eine nahezu vollständige Belegung ist nicht automatisch ein Zeichen dafür, dass die Preisstrategie optimal funktioniert.
Ein Hotel, das einen gefragten Samstag bereits sechs Wochen im Voraus vollständig verkauft hat, könnte seine Zimmer möglicherweise zu günstig angeboten haben. Ein anderes Haus erreicht vielleicht eine etwas niedrigere Auslastung, erzielt dafür aber deutlich höhere Durchschnittsraten.
Neue Betreiber sollten deshalb früh lernen, nicht nur auf die Anzahl der verkauften Übernachtungen zu schauen.
Kennzahlen wie durchschnittlicher Zimmerpreis, Umsatz pro verfügbarem Zimmer, Buchungskosten und Vertriebskanal helfen dabei, ein realistischeres Bild der wirtschaftlichen Leistung zu erhalten.
Auch die
revenue management bedeutung wird in diesem Zusammenhang klarer: Es geht nicht einfach darum, möglichst viele Zimmer zu verkaufen, sondern die vorhandene Nachfrage so zu steuern, dass der Betrieb insgesamt wirtschaftlicher arbeitet.
3. Zu stark von einzelnen Buchungsplattformen abhängig werden
Online-Reiseportale können für neue Hospitality-Unternehmen enorm wichtig sein.
Eine unbekannte Unterkunft verfügt zu Beginn weder über eine große Stammkundschaft noch über starke Markenbekanntheit. Plattformen ermöglichen deshalb schnellen Zugang zu Reisenden, die den Betrieb sonst möglicherweise nie entdeckt hätten.
Problematisch wird es jedoch, wenn nahezu sämtliche Buchungen dauerhaft über einen einzigen externen Kanal kommen.
Provisionen reduzieren den Wert jeder Reservierung. Gleichzeitig bleibt die Kundenbeziehung stärker bei der Plattform als beim Hotel oder Apartmentbetreiber selbst.
Das bedeutet nicht, dass Start-ups Online Travel Agencies vermeiden sollten. Vielmehr sollten sie von Beginn an an einem ausgewogenen Vertrieb arbeiten.
Dazu gehören eine funktionierende eigene Website, ein unkomplizierter Buchungsprozess, ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil und eine klare Strategie, um zufriedene Gäste zu späteren Direktbuchungen zu bewegen.
Wer erst nach mehreren Jahren mit dem Aufbau des Direktvertriebs beginnt, muss häufig gegen bereits etablierte Abhängigkeiten arbeiten.
4. Zu viele Prozesse manuell organisieren
In der Anfangsphase erscheint manuelle Arbeit häufig als die günstigste Lösung.
Eine Tabelle für Reservierungen, eine weitere für Preise, Nachrichten an Gäste per Hand und regelmäßige Kontrollen verschiedener Buchungsportale wirken zunächst durchaus machbar.
Doch mit wachsender Auslastung steigt der Aufwand schnell.
Was bei zehn Buchungen pro Woche funktioniert, kann bei fünfzig oder hundert Reservierungen zu einem erheblichen Zeitfaktor werden. Gleichzeitig erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, beispielsweise bei Preisänderungen, Verfügbarkeiten oder der Kommunikation mit Gästen.
Deshalb lohnt es sich, bereits früh zu überlegen, welche Prozesse tatsächlich menschliche Aufmerksamkeit benötigen und welche sich automatisieren lassen.
Property-Management-Systeme, Channel Manager, automatisierte Gästekommunikation und
revenue management software für apartments können beispielsweise dazu beitragen, wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und gleichzeitig eine professionellere Struktur aufzubauen.
Technologie sollte jedoch nicht allein deshalb eingeführt werden, weil sie verfügbar ist. Entscheidend ist immer, ob sie ein konkretes Problem löst und mit dem Unternehmen mitwachsen kann.
5. Die eigenen Zahlen nicht konsequent analysieren
Im ersten Geschäftsjahr entstehen Daten, die für die zukünftige Entwicklung des Unternehmens enorm wertvoll sind.
Welche Monate waren besonders stark? Welche Wochentage bleiben regelmäßig schwach? Wie weit im Voraus buchen verschiedene Gäste? Welche Zimmerkategorien verkaufen sich zuerst? Über welche Kanäle kommen die profitabelsten Buchungen?
Trotzdem betrachten viele junge Unternehmen ihre Zahlen hauptsächlich rückwirkend: Am Monatsende wird geprüft, wie hoch Umsatz und Auslastung waren.
Damit bleibt ein großer Teil des Potenzials ungenutzt.
Daten sollten nicht nur erklären, was bereits passiert ist. Sie sollten dabei helfen, zukünftige Entscheidungen zu verbessern.
Wenn ein Start-up beispielsweise erkennt, dass bestimmte Wochenenden regelmäßig sehr früh ausgebucht sind, kann es beim nächsten vergleichbaren Zeitraum die Preisentwicklung anders gestalten. Wird festgestellt, dass Sonntage konstant schwach sind, kann gezielt untersucht werden, welche Zielgruppe für diesen Zeitraum relevant sein könnte.
Das erste Jahr sollte deshalb nicht nur als Aufbauphase betrachtet werden. Es ist gleichzeitig eine wertvolle Lernphase, in der wichtige Muster über den eigenen Markt sichtbar werden.
6. Zu versuchen, alle Gäste gleichzeitig anzusprechen
Neue Hospitality-Unternehmen möchten verständlicherweise möglichst wenige potenzielle Gäste ausschließen.
Das führt jedoch häufig zu einer sehr allgemeinen Positionierung.
Die Unterkunft soll Geschäftsreisende, Familien, Paare, Gruppen, Wochenendgäste und Langzeitreisende gleichermaßen überzeugen. Marketingbotschaften werden dadurch unspezifisch und Preisentscheidungen schwieriger.
Erfolgreiche Konzepte müssen nicht nur eine einzige Zielgruppe bedienen. Sie sollten jedoch verstehen, welche Gäste für welche Zeiträume besonders relevant sind.
Ein Apartmenthaus in einer Großstadt könnte unter der Woche überwiegend Geschäftsreisende ansprechen und am Wochenende stärker auf Städtereisende ausgerichtet sein. Ein ländliches Hotel kann während der Ferien Familien gewinnen und außerhalb dieser Zeiten andere Zielgruppen ansprechen.
Diese Unterschiede beeinflussen nicht nur das Marketing, sondern auch Aufenthaltsdauer, Buchungsvorlauf, Preissensibilität und Nachfrage.
Je besser Gründer verstehen, wer ihre Gäste sind und warum diese buchen, desto gezielter können sie ihr Angebot und ihre kommerziellen Entscheidungen gestalten.
7. Kurzfristige Probleme wichtiger nehmen als langfristige Strukturen
Das erste Jahr eines Hospitality-Unternehmens ist zwangsläufig operativ geprägt.
Eine defekte Dusche, kurzfristige Krankmeldungen, verspätete Lieferungen oder Gästebeschwerden verlangen sofortige Aufmerksamkeit. Viele Gründer verbringen deshalb einen großen Teil ihrer Zeit damit, aktuelle Probleme zu lösen.
Genau darin liegt jedoch eine Gefahr.
Wenn jede Woche vollständig vom Tagesgeschäft bestimmt wird, bleibt kaum Zeit, Prozesse zu entwickeln, die das Unternehmen langfristig verbessern.
Erfolgreiche Betreiber schaffen deshalb bewusst Raum für strategische Fragen.
Wie soll sich die Preisstrategie entwickeln? Welche Buchungskanäle funktionieren besonders gut? Welche wiederkehrenden Aufgaben kosten unnötig viel Zeit? Wo entstehen unnötige Kosten? Welche Gäste sollten stärker angesprochen werden? Welche Monate benötigen im kommenden Jahr eine andere Strategie?
Bereits ein fester monatlicher Termin zur Überprüfung dieser Fragen kann helfen, aus einzelnen Erfahrungen konkrete Verbesserungen abzuleiten.
Das Ziel sollte darin bestehen, dass das Unternehmen am Ende des ersten Jahres nicht nur mehr Gäste hat, sondern auch deutlich besser versteht, wie es wirtschaftlich funktioniert.
Das erste Geschäftsjahr als Lernphase nutzen
Fehler lassen sich bei einer Unternehmensgründung nie vollständig vermeiden. Gerade in der Hospitality-Branche gibt es zu viele Faktoren, die sich nicht exakt vorausplanen lassen.
Entscheidend ist deshalb weniger, jede Entscheidung von Anfang an perfekt zu treffen, sondern möglichst schnell aus den ersten Monaten zu lernen.
Wer Preise regelmäßig überprüft, nicht ausschließlich auf Auslastung schaut, unterschiedliche Vertriebskanäle aufbaut, sinnvolle Prozesse automatisiert und seine Daten konsequent analysiert, schafft deutlich bessere Voraussetzungen für das zweite Geschäftsjahr.
Langfristig entsteht ein erfolgreiches Hospitality-Unternehmen nicht allein durch eine attraktive Unterkunft oder guten Service. Ebenso wichtig sind die kommerziellen Strukturen im Hintergrund.
Je früher Start-ups diese Strukturen aufbauen, desto leichter können sie später wachsen, ohne dass mit jeder zusätzlichen Buchung auch die operative Komplexität im gleichen Maß zunimmt.
21.9.2021