Weißt du noch, wie einfach es am Anfang war? Ihr wart nur eine Handvoll Leute in einem kleinen Raum. Wenn jemand einen neuen Monitor oder eine Software-Lizenz brauchte, wurde kurz die Firmenkarte gezückt und zwei Minuten später war die Sache erledigt. Schnell, direkt, unkompliziert.
Aber mit dem Wachstum ändert sich das. Plötzlich hast du Marketing, Sales, HR und Office-Management. Und alle brauchen ständig irgendetwas - von Ads-Budget über Reisekosten bis hin zu Snacks und Laptops.
Was früher „auf dem kurzen Dienstweg“ ging, wird jetzt schnell unübersichtlich. Dein Slack läuft über mit Nachrichten wie „Kann ich das kurz bestellen?“, und am Monatsende rauft sich die Buchhaltung die Haare, weil sie rätselhafte Abbuchungen keinen Rechnungen zuordnen kann.
Statt dein Unternehmen voranzubringen, spielst du plötzlich Detektiv und rennst Belegen hinterher. Genau an diesem Punkt wird Hivebuy eProcurement relevant. Viele Gründer fragen sich hier nämlich: Wie kriege ich das wieder in den Griff, ohne mein Team mit bürokratischem Wahnsinn auszubremsen?
Ordnung schaffen, ohne langsam zu werden
Bei Begriffen wie „Beschaffungsmanagement“ denken die meisten sofort an staubige Aktenordner und träge Konzernstrukturen. Die Sorge, dass Prozesse dein Startup langsam machen, ist verständlich. Aber gute Prozesse machen dich eigentlich schneller.
Es geht nicht darum, Hindernisse aufzubauen, sondern Fragen vorwegzunehmen. Niemand soll mehr raten müssen, wo man Laptops bestellt oder wie viel Budget noch für das Team-Event da ist.
Hier kommt Hivebuy ins Spiel. Anstatt dich durch E-Mails, Slack-Threads und zerknüllte Quittungen zu wühlen, hast du alles an einem Ort. Hivebuy sammelt die Anfragen, prüft, ob Budget da ist, und leitet die Bestellung weiter. Das meiste davon passiert automatisch. Dein Team kann arbeiten, die Prozesse laufen im Hintergrund, und du hast den Kopf frei für Strategie statt für Papierkram.
Warum Excel-Listen nicht die Lösung sind
Seien wir ehrlich: Wahrscheinlich gibt es bei euch irgendwo eine “Ausgaben_2024_final_v3.xlsx”, bei der nur noch eine Person wirklich durchblickt. Excel ist super, aber nicht für das Ausgabenmanagement eines wachsenden Unternehmens. Es ist fehleranfällig, macht viel Arbeit und zeigt dir immer nur, was gestern passiert ist.
Hivebuy macht genau das einfacher. Viele Tools in diesem Bereich fühlen sich an wie Software aus den 90ern - grau und kompliziert. Hivebuy ist anders: Es ist so gebaut, dass es jeder sofort versteht. Wer online shoppen kann, kann auch das Tool bedienen. Kein tagelanges Training nötig.
Dazu kommt, dass es sich in die Tools integriert, die ihr eh schon nutzt - sei es Slack, Personio oder DATEV. Du baust also keine neue Baustelle auf, sondern verbindest die bestehenden Teile. Ein echtes Plus: Du kannst Lieferanten wie Amazon Business direkt anbinden. Dein Team kauft dort ein, wo es das gewohnt ist, aber der Prozess läuft kontrolliert über Hivebuy und die Daten landen sauber vorkontiert in der
Buchhaltung. Das spart deinem Finance-Team am Monatsende Stunden an stupider Abtipp-Arbeit.
Und das Wichtigste: Du siehst die Kosten, bevor das Geld weg ist. Du weißt in Echtzeit, wie viel Budget noch da ist. So wird aus Raten wieder Planen.
Vertrauen ist gut, ein cleverer Workflow ist besser
Vielleicht kennst du das Problem des „wilden Einkaufs“ (im Fachjargon Maverick Buying). Ein
Mitarbeiter bestellt hier schnell was, ein anderer bucht dort ein Abo auf die Kreditkarte. Alles in guter Absicht, um den Job zu erledigen - aber am Ende hast du keine Ahnung, wofür das Geld rausgeht, und zahlst oft drauf, weil ausgehandelte Rabatte ignoriert werden.
Viele Gründer greifen hier nicht ein, weil sie nicht wie Kontrollfreaks wirken wollen. Aber Struktur hat nichts mit Misstrauen zu tun. Mit Hivebuy legst du Regeln fest, die Sinn ergeben:
• Ein HDMI-Kabel für 15 Euro Geht einfach durch.
• Ein neues Marketing-Tool für 500 Euro Schaut sich der Teamlead kurz an.
So ein System nervt niemanden wegen Kleinigkeiten, gibt dir aber die Sicherheit bei den großen Summen. Das schafft professionelle Abläufe, schont die Liquidität und fühlt sich für niemanden wie Bürokratie an.
Fazit: Bereit für die nächste Stufe?
Wer groß werden will, muss irgendwann aufhören, alles auf Zuruf zu regeln. Skalierung funktioniert auf Dauer nur, wenn das Fundament stabil ist. Aber das bedeutet nicht, dass du dich jetzt wie ein schwerfälliger Konzern fühlen musst.
Hivebuy ist für dein Startup der Beweis, dass Struktur auch leichtfüßig sein kann. Es verwandelt eine lästige Pflichtaufgabe - das Einkaufen und Verwalten von Ausgaben - in einen Prozess, der einfach lautlos im Hintergrund mitläuft. Du gibst deinem Team damit nicht nur ein Tool an die Hand, sondern auch das Vertrauen und die Autonomie, die sie brauchen, um ihren Job gut zu machen. Niemand muss mehr wegen Kleinigkeiten betteln, aber trotzdem bleibt alles im Rahmen.
Du gewinnst dadurch nicht nur Zeit und bares Geld, sondern vor allem die nötige Ruhe, dich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren: dein Produkt, deinen Markt und deine Vision. Warte nicht, bis das Chaos so groß ist, dass es dich lähmt oder du den Überblick über deine Liquidität verlierst.
Professioneller Einkauf ist kein Luxus für die „Großen“, sondern der nächste logische Schritt für jedes ambitionierte Team, das seine Ressourcen klug einsetzen will. Mach Schluss mit der Zettelwirtschaft, beende das Ratespiel um Budgets und bring Ordnung in deine Finanzen.
Dein zukünftiges Ich - und ganz sicher deine Buchhaltung - werden es dir danken.
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3.2.2021