Das Kassenbuch wurde ursprünglich eingeführt, um alle Bareinnahmen- und ausgaben eines Unternehmens schriftlich festzuhalten. An dieser Ausrichtung hat sich bis heute grundsätzlich nichts geändert, dennoch kommt es laufend zu neuen technischen und rechtlichen Anforderungen. Doch wer ist verpflichtet, ein Kassabuch zu führen, was muss darin enthalten sein und darf dafür nach wie vor ein Papier-Kassenbuch verwendet werden? Die Antworten darauf gibt es in diesem Artikel.
Was ist ein Kassenbuch?
Bei einem
Kassenbuch handelt es sich um ein Dokument, in dem alle Geschäftsvorfälle erfasst werden, die im Zusammenhang mit einer Barzahlung stehen. Jedes Mal, wenn aus der Kasse Bargeld zur Zahlung von Rechnungen entnommen wird oder Bargeld in die Kasse gelangt, mit dem Kunden die gekauften Waren oder Dienstleistungen bezahlen, erfordert das einen Eintrag in das Kassenbuch.
Wer ist verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?
Welche Unternehmer dazu verpflichtet sind, ein Kassenbuch zu führen, ist in den
Paragrafen 238 bis 241 im Handelsgesetzbuch (HBG) geregelt.
Grundsätzlich gilt: Sobald ein Gewebetreibender buchführungspflichtig ist, ist er auch dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Die Buchführungspflicht für einen Gewerbetreibenden entsteht dann, wenn der Art und Umfang des Vorhabens ein kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen erforderlich machen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen im
Handelsregister eingetragen ist.
Unter folgenden Bedingungen sind Gewerbetreibende jedoch von der steuerlichen Buchführungspflicht befreit:
• Der jährliche Gewinn beträgt weniger als 60.000 Euro
• Der Jahresumsatz liegt unter 600.
000 Euro
• Es gibt keine Pflicht zur Buchführung aufgrund anderer Verordnungen (beispielsweise aufgrund der Rechtsform des Unternehmens
In diesem Fall ist es ausreichend, statt dem Kassenbuch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen.
Welche Informationen müssen im Kassenbuch enthalten sein?
Im Kassenbuch muss jeder einzelne Geschäftsvorfall mit den folgenden Angaben dokumentiert werden:
• Das genaue Datum der Transaktion
• Eine fortlaufende Nummer, mit der der Geschäftsfall eindeutig zugeordnet werden kann
• Ein Buchungstext, der den Geschäftsvorfall erklärt
• Der genaue Betrag der Einnahme beziehungsweise Ausgabe inklusive Angabe der Währung
• Der anfallende Umsatzsteuersatz in Prozent für den entsprechenden Geschäftsvorfall
• Der Betrag der
Umsatzsteuer beziehungsweise Vorsteuer, der sich aus dem Prozentsatz ergibt
• Der aktuelle Kassenbestand nach der Transaktion
Ist das Kassenbuch in Papierform gesetzlich noch erlaubt?
Vom Gesetzgeber gibt es die Vorgabe, dass das Kassenbuch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erfüllen muss. Ob es sich dabei um ein Kassenbuch in Papierform oder eine elektronische Variante handelt, bleibt jedem Unternehmer selbst überlassen. Wer möchte, kann sich dafür auch
eine App programmieren lassen.
Bei der Führung eines handschriftlichen Kassenbuchs muss allerdings beachtet werden, dass die Eintragungen unveränderbar vorgenommen werden. Das bedeutet, dass als Schreibmittel ein Kugelschreiber oder ein Fineliner, nicht aber eine Füllfeder oder ein Bleistift verwendet werden darf.
Kommt es zu einem fehlerhaften Eintrag im händischen Kassenbuch, wird dieser nicht gelöscht oder geschwärzt, sondern entsprechend markiert und mit einem weiteren Eintrag richtiggestellt.
Ist es erlaubt, das Kassenbuch mit MS Excel zu führen?
Da es bei Microsoft Excel und ähnlichen Tabellenkalkulations-Programmen die Möglichkeit gibt, die Datensätze nachträglich zu verändern, ist die Führung des Kassenbuchs damit nicht zulässig. Allerdings ist es erlaubt, sich mit MS Excel eine entsprechende Vorlage zu erstellen.
Die einfachste Art zur Führung eines Kassenbuchs ist die Verwendung entsprechender Kassenbuch-Software, in der alle Geschäftsfälle erfasst und Stornierungen nachvollzogen werden können.
27.6.2023