Jedes Unternehmen, das Umsatz generiert, hat die Verpflichtung zu Finanzbuchhaltung und Steuerwesen und benötigt einen transparenten Überblick über alle relevanten finanziellen Transaktionen, um den aktuellen Unternehmenserfolg zu bewerten. Finanzprozesse sind somit ein wichtiges Element der geschäftlichen Tätigkeit. Wer diese Prozesse automatisiert, kann deutlich profitieren.
Finanzprozesse im Fokus
Der Begriff Finanzprozesse beinhaltet alle Aktivitäten eins Unternehmens, die monetär bewertbar und darstellbar sind. Dazu gehören Einkauf und Verkauf mit allen damit in Zusammenhang stehenden Rechnungen ebenso wie der Import und Export der relevanten Belege und die gesetzlich geforderte Archivierung. Im Grunde zeigen Finanzbuchhaltung und Bilanzierung deutlich die Vielfalt der Finanztransaktionen eines modernen Unternehmens auf.
Was bedeutet eine Automatisierung dieser Prozesse?
Automatisierung setzt eine Digitalisierung der Daten und eine Programmierung der gewünschten Transaktionen voraus. So können vielfältige Funktionen automatisch im Unternehmen ablaufen, ohne dass sie hierfür angestoßen werden müssten. Ein Beispiel in diesem Kontext ist die automatisierte Fakturierung bei immer wiederkehrenden Rechnungen, zum Beispiel im Rahmen eines Abonnements.
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Welche Vorteile ergeben sich aus der Automatisierung von Finanzprozessen?
Die Automatisierung ist mit einer ganzen Reihe von überzeugenden Vorteilen verbunden. Die gilt insbesondere für Gründer, die personelle und zeitlich auf ihre Ressourcen achten möchten. Denn automatisiert ablaufenden Finanzprozesse sparen Zeit und Personal und somit auch Geld. Schätzungen haben ergeben, dass
bis zu 80 Prozent relevanter Kosten durch die Digitalisierung eingespart werden können.
Die Fehlerquellen werden durch die Automatisierung deutlich reduziert, was eine sinkende Reklamationsquote mit sich bringen kann. Das Archiv wird durch Digitalisierung von Belegen deutlich entlastet und Dokument sind einfach per Klick mit der Maus verfügbar. Die Fokussierung auf die Kernkompetenzen des Unternehmens wird möglich, was im Idealfall signifikant zur Umsatzsteigerung beiträgt.
Tools zur Automatisierung nutzen
Heute gibt es Software-Produkte, die die Automatisierung von Finanzprozessen komfortabel unterstützen. Programme zur Rechnungslegung mit automatischer Fakturierung zum gewünschten Zeitpunkt zählen hierzu ebenso wie Software, die die Finanzbuchhaltung mit all ihren Daten zielführend in Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanzierung überführen. Auch die Transaktion mit Finanzamt und Steuerberater wird in diesem Zusammenhang erleichtert.
Das Personalwesen ist ebenfalls ein wichtiges Beispiel für die Automatisierung von Finanzprozessen. Löhne und Gehälter, die zum gleichen Termin und in gleicher Höhe an Arbeiter beziehungsweise Angestellte ausbezahlt werden, sind für das automatisierte Verfahren geradezu prädestiniert. Auch Mieten und Energiekosten könne auf diese Weise smart und sicher beglichen werden.
Ein Beispiel für ein Tool, das die Automatisierung von Finanzprozessen professionell ermöglicht, ist die Software
CANDIS.
CANDIS zur Entlastung der Kreditorenbuchhaltung einsetzen
CANDIS ermöglicht modernes Prozessmanagement, indem die Freigabe von Rechnungen automatisiert umgesetzt werden kann. Dies wird mit DATEV in enger Kooperation dadurch ermöglicht, dass eine Freigabe per Mail vom Verantwortlichen angefordert wird und die Rechnungen dann im DATEV-Account weiterbearbeitet werden. Buchhaltung, Zahlungen und Controlling arbeiten eng und effizient zusammen. Alle relevanten Belege werden in diesem Zusammenhang lückenlos digitalisiert und dokumentiert.
Dafür bietet CANDIS vier Pakete, die Gründern ebenso wie etablierten Unternehmen bedarfsgerechte Lösungen anbieten. Die Pakete unterscheiden sich in der Anzahl der Rechnungen pro Monat und der Support-Variante.
Sicherheit generieren!
Datenerfassung, -bearbeitung, -speicherung und -löschung sind nach rechtlichen Bestimmungen zu verwirklichen. Die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) sind in diesem Zusammenhang ebenso zu beachten wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union), die seit 25. Mai 2018 gilt. Hier bieten Softwareprodukte wie CANDIS durch entsprechende Voreinstellungen ein hohes Maß an Rechtskonformität.
Auch die Sicherheit von Daten kann durch die Softwarelösungen in hohem Umfang gewährleistet werden: Durch die zentrale Speicherung digitalisierter Daten ist auf die Dokumente zentraler Zugriff möglich, eine Vernichtung wie bei Akten aus Papier ist aber ausgeschlossen.
Fazit: Digitalisierung und Automatisierung bringen viele Vorteile
Softwarelösungen für Finanzprozesse, die automatisiert ablaufen sollen, erhöhen die Arbeitseffizienz im Unternehmen deutlich und wirken sich auch günstig auf die Kostenstruktur aus. Sie können bedarfsgerecht zum Einsatz gebracht werden, minimieren Fehlerquellen und sind spürbare Arbeitserleichterung. Auch die Archivierungsfunktion nach Rechnungslegung wird professionell umgesetzt. Zudem ist Rechtssicherheit durch zugriffssichere Daten gegeben. Die Softwarelösungen können für Existenzgründer eine wertvolle Investition in die Zukunft sein, sind aber auch für etablierte Unternehmen moderne Helfer.
24.4.2019
Geschrieben von Julia Hagedorn