ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) stehen im Mittelpunkt von Geschäftsprozessen, da sie eine nahtlose Integration verschiedener Funktionen ermöglichen. Mit der Zeit können jedoch selbst die fortschrittlichsten Systeme an ihre Grenzen stoßen.
Dieser Artikel untersucht die wichtigsten Anzeichen für die Notwendigkeit eines ERP-Systemwechsels und wie dieser Wechsel so reibungslos und effizient wie möglich gestaltet werden kann.
Anzeichen für einen notwendigen Wechsel
Unflexibilität und mangelnde Skalierbarkeit
Ein zentrales Problem vieler veralteter ERP-Systeme ist ihre Unfähigkeit, sich an die schnell ändernden Anforderungen eines wachsenden Unternehmens anzupassen. Wenn Ihr Unternehmen neue Märkte erschließt, zusätzliche Produktlinien einführt oder sich organisatorisch weiterentwickelt, benötigen Sie ein System, das diese Veränderungen unterstützt.
Die Unfähigkeit, neue Geschäftsprozesse oder -einheiten ohne erheblichen Aufwand und Kosten zu integrieren, ist ein klares Zeichen dafür, dass ein Wechsel notwendig ist.
Ein ERP-System muss skalierbar sein, um mit dem Unternehmen zu wachsen.
Beispielsweise kann ein Unternehmen, das international expandiert, auf eine Software angewiesen sein, die mehrere Währungen und internationale Rechnungslegungsstandards unterstützt. Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, neue Technologien und Trends wie Künstliche Intelligenz (KI) oder das Internet der Dinge (IoT) zu integrieren.
Erhöhte Betriebskosten
Veraltete Systeme erfordern oft spezialisiertes Wissen zur Wartung und können ineffizient in der Nutzung sein, was zu erhöhten Betriebskosten führt. Zudem können die Kosten für die Anpassung und Aktualisierung älterer Systeme die Investition in ein neues System rechtfertigen. Diese Kosten sind nicht nur finanzieller Natur; sie umfassen auch die Zeit, die Mitarbeiter mit umständlichen Workarounds oder der Wartung des Systems verbringen, anstatt sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren.
Ein weiterer Aspekt ist die Abhängigkeit von veralteter Hardware und Software. Ältere Systeme laufen oft auf veralteten Plattformen, die teure Upgrades oder spezialisierte Wartung erfordern. Dies kann auch zu Sicherheitsrisiken führen, da veraltete Systeme anfälliger für Cyberangriffe sind und möglicherweise nicht mehr regelmäßig mit Sicherheitsupdates versorgt werden.
Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit
Ein weiteres kritisches Anzeichen sind Schwierigkeiten bei der täglichen Nutzung des Systems durch Ihre Mitarbeiter. Ein benutzerunfreundliches Interface, lange Antwortzeiten und mangelnde Mobilität oder Zugänglichkeit können die Produktivität erheblich einschränken. Mitarbeiter, die ständig gegen die Einschränkungen ihres ERP-Systems ankämpfen müssen, sind weniger effizient und zufrieden.
Ein modernes ERP-System bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und ermöglicht den Zugriff von verschiedenen Geräten aus, was die Arbeit erleichtert und die Effizienz steigert.
In der heutigen Arbeitswelt ist Mobilität ein entscheidender Faktor. Mitarbeiter müssen in der Lage sein, von verschiedenen Standorten und Geräten aus auf das ERP-System zuzugreifen. Ein modernes System sollte cloudbasiert sein und eine mobile App bieten, die es ermöglicht, unterwegs auf wichtige Informationen zuzugreifen und Aufgaben zu erledigen.
Unzufriedenheit der Anwender
Die Benutzerfreundlichkeit und die Akzeptanz durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind entscheidend für den Erfolg eines ERP-Systems. Unzufriedenheit der Anwender kann zu geringerer Produktivität und Motivation führen.
Wenn Mitarbeiter regelmäßig Probleme mit dem System haben, dessen Benutzerfreundlichkeit bemängeln oder es als Hindernis empfinden, sollte dies als deutliches Signal für die Notwendigkeit eines Wechsels gewertet werden.
Mitarbeiterfeedback ist ein wertvolles Instrument zur Bewertung der Effektivität eines ERP-Systems. Regelmäßige Umfragen und Feedback-Sitzungen können Einblicke in die spezifischen Probleme und Bedürfnisse der Benutzer geben. Ein System, das von den Endnutzern gut angenommen wird, kann die Produktivität erheblich steigern und die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen verbessern.
Diese Anzeichen sind klare Indikatoren dafür, dass Ihr Unternehmen von einem Wechsel zu einem moderneren, flexibleren ERP-System profitieren könnte.
Die Vorteile eines modernen ERP-Systems
Effizienzsteigerung
Automatisierte Prozesse und ein verbesserter Datenfluss reduzieren manuelle Eingriffe und Fehlerquoten. Ein modernes ERP-System ermöglicht es, Routineaufgaben zu automatisieren und den Datenfluss zwischen Abteilungen zu optimieren.
Dies führt zu schnelleren und präziseren Geschäftsprozessen und einer insgesamt höheren Effizienz.
Kosteneinsparungen
Modernere Systeme bieten oft ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis und senken langfristig die Betriebskosten. Durch die Reduzierung der Wartungs- und Betriebskosten sowie die Minimierung von Fehlern und Ineffizienzen können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen. Zudem ermöglichen
Open Source ERP-Systeme eine flexible Kostenstruktur, die sich an den tatsächlichen Bedarf anpasst.
Bessere Datenintegrität und Sicherheit
Fortschritte in der Technologie bedeuten auch verbesserte Sicherheitsmaßnahmen und Datenmanagement. Moderne ERP-Systeme bieten robuste Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates.
Dies schützt sensible Geschäftsdaten vor unbefugtem Zugriff und Cyberangriffen.
Flexibilität und Wachstum
Moderne ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen und sich anzupassen. Sie bieten die Flexibilität, neue Funktionen und Module hinzuzufügen, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Dies ermöglicht es Unternehmen, agil zu bleiben und schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.
Planung und Durchführung eines ERP-Wechsels
Bedarfsanalyse und Zieldefinition
Der Prozess beginnt mit einer gründlichen Bedarfsanalyse, die nicht nur die aktuellen Defizite des bestehenden Systems aufzeigt, sondern auch zukünftige Anforderungen und Wachstumsziele berücksichtigt.
Diese Phase ist entscheidend, denn sie bildet die Grundlage für die Definition klarer Ziele, die mit der Einführung des neuen ERP-Systems erreicht werden sollen. Ob Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Verbesserung der Datenanalyse und des Reportings oder Steigerung der Kundenzufriedenheit - jedes Ziel setzt einen Maßstab, an dem der Erfolg des neuen Systems gemessen wird.
Auswahl des richtigen Systems und Anbieters
Sind die Anforderungen und Ziele definiert, beginnt die Suche nach dem geeigneten ERP-System und dem passenden Anbieter. Dieser Schritt erfordert eine umfassende Marktrecherche, um ein tiefes Verständnis der verfügbaren Optionen zu erlangen.
Die Auswahl des richtigen Systems ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, da es nicht nur um die technische Lösung geht, sondern auch um die Partnerschaft mit einem Anbieter, der Unterstützung und Service während und nach der Implementierung bietet. Die Entscheidung sollte auf einer Reihe von Kriterien basieren, darunter Funktionalität, Technologie, Kosten, Skalierbarkeit, Anpassungsfähigkeit und Qualität des Supports.
Implementierung und Schulung
Sobald das System und der Anbieter ausgewählt sind, beginnt die eigentliche Implementierungsphase. Dieser Schritt sollte sorgfältig geplant werden, um einen möglichst reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Dazu gehört die Entwicklung eines detaillierten Projektplans, der alle notwendigen Schritte von der Datenmigration über die Anpassung bis hin zur Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfasst. Ein effektives Projektmanagement ist dabei entscheidend, um den Zeitplan einzuhalten und das Budget nicht zu überschreiten.
Change Management
Ein kritischer Aspekt der Umstellung ist die Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle Anwender das neue System effektiv nutzen können. Darüber hinaus spielt das Change Management eine zentrale Rolle, um Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz unter den Mitarbeitern zu fördern.
Ein gut geplanter und durchgeführter Wechsel kann es einem Unternehmen ermöglichen, seine betrieblichen Abläufe zu optimieren, die Entscheidungsfindung zu verbessern und letztendlich einen signifikanten Wettbewerbsvorteil zu erzielen.
Fazit
Der Wechsel des ERP-Systems ist eine wichtige Entscheidung, die die Leistungsfähigkeit und Effizienz Ihres Unternehmens erheblich verbessern kann. Mit der richtigen Planung, dem richtigen System und einer durchdachten Implementierungsstrategie sollte die Umstellung reibungslos verlaufen. Ein modernes ERP-System bietet zahlreiche Vorteile, von der Effizienzsteigerung über Kosteneinsparungen bis hin zu besserer Datenintegrität und Flexibilität. Mit der richtigen Planung, einem starken Projektteam und einem engagierten Partner kann dieser Prozess jedoch zu einer der wertvollsten Investitionen in die Zukunft Ihres Unternehmens werden.
Autor:
Hilmar Brodner ist Geschäftsführer der
SYNERPY GmbH. Die SYNERPY GmbH ist ein mittelständiges Software-Haus und der Hersteller als auch Anbieter des Open Source Warenwirtschaftssystems AvERP.
14.2.2019