Obwohl die Druckkosten auf den ersten Blick nicht so hoch erscheinen, kommt man jährlich auf eine ziemlich große Summe. Doch ist das Management der Druckkosten überhaupt möglich und wie lassen sich diese eventuell senken? Die gute Nachricht ist: Mit gutem Management können die Druckkosten um ca. 30 % gesenkt werden – und das einfacher als gedacht.
In diesem Artikel werden wir einige Beispiele aufzeigen, mit deren Anwendung Sie schon heute beginnen können. Diese werden Ihnen helfen, Ihre Druckkosten um mindestens 10 bis 20 %, idealerweise sogar um 30 % zu senken.
Indem Sie diese einfachen Schritte und Tipps befolgen, können Sie sofort eine wirtschaftlichere Druckumgebung genießen.
Schwarzweiß drucken
Der erste Schritt besteht sicherlich darin, den
Toner günstig zu kaufen. In dem Fall sparen Sie bereits mit jedem Druck Geld, doch es geht noch günstiger. Wenn Ihr Drucker über eine Farbdruckfunktion verfügt, stellen Sie den Standardmodus einfach auf Schwarzweiß oder „Monochrom“ ein. Die meisten Menschen wissen nämlich nicht, dass Farbdruck bis zu zehnmal mehr kosten kann, als einfacher Schwarzweißdruck.
Wenn mehrere Geräte und Nutzer auf das Gerät zugreifen, so müssen Sie in den Druckeinstellungen das Gerät manuell so einstellen, dass automatisch alles in Schwarzweiß gedruckt wird. Wenn tatsächlich Bedarf besteht, z. B. wichtige Dokumente in Farbe zu drucken, so können Sie diese Einstellung wieder manuell vornehmen.
Zugangscodes nutzen
Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen Zugangscodes für die Drucker. Viele der besseren Fotokopierer und Multifunktionsdrucker auf dem heutigen Markt bieten die Möglichkeit, das Drucken oder Kopieren durch einen individuellen Benutzercode zu bestätigen. Dadurch können Sie doppelt profitieren: Erstens verhindern Sie durch die Anforderung von Benutzercodes automatisch, dass unbefugte Benutzer Ihre Geräte und Verbrauchsmaterialien verwenden. Zweitens können Sie Berichte erstellen, um zu sehen, wer in welcher Menge druckt.
Jeden Tag werden sicherlich ein paar Drucke gemacht, die nicht wirklich benötigt werden. Durch die Verwendung von persönlichen Codes beim Drucken ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, es sich zweimal zu überlegen, bevor sie auf die Drucktaste drücken.
Einstellungen auf „Druck anhalten“ konfigurieren
Stellen Sie das Gerät standardmäßig auf „Druck anhalten“ ein. Dadurch wird der Auftrag, den Sie zum Drucken gesendet haben, im Speicher behalten, bis die Person, die das Dokument benötigt, das Dokument manuell über das Bedienfeld des Geräts druckt. Auf diese Weise lassen sich unnötige Drucke vermeiden, was neben Toner auch Papier spart und die Umwelt schont.
Auch bei dieser Methode ist es möglich, Druckcodes zu verwenden, um das Dokument zum Druck freizugeben. Dies reduziert nicht nur die Kosten für unnötige Ausdrucke, sondern fügt auch eine Sicherheitsebene hinzu, indem das Dokument erst gedruckt wird, wenn der autorisierte Empfänger es physisch abruft.
Fazit: Mitarbeiter aufklären
Die vorgestellten Maßnahmen sind recht einfach, jedoch werden sie nur von den wenigsten Mitarbeitern berücksichtigt. Umso wichtiger ist es, dass Sie in Ihrem Unternehmen das Bewusstsein über umweltschonendes Drucken wecken und Ihre Mitarbeiter darüber aufklären. Wenn Sie sich Mühe geben und wirklich darauf achten, wie viel Toner oder Papier Sie benutzen, werden Sie den Unterschied schnell erkannt haben. Besonders beim täglichen Benutzen von Druckern kann ein solcher Ansatz langfristig die Kosten senken.
11.12.2025