Wer ein Maklerbüro gründet oder ausbaut, merkt schnell: Ohne passende Maklersoftware wird der Alltag aus Exposés, Anfragen, Besichtigungen und Vertragsunterlagen schnell unübersichtlich. Excel-Listen und E-Mail-Postfächer reichen für die ersten Objekte, stoßen aber an Grenzen, sobald mehrere Vermarktungen parallel laufen.
Gleichzeitig ist der Markt für Branchensoftware groß und unübersichtlich. Manche Lösungen sind klassische CRM-Systeme für Verkaufsmakler, andere konzentrieren sich auf Vermietung und Bewerbermanagement. In diesem Artikel erfährst du, welche Funktionen wirklich zählen, welche rechtlichen Pflichten eine Software unterstützen sollte, mit welchen Kosten du rechnen musst und wie du in sieben Schritten die passende Lösung findest.
Wofür du Maklersoftware brauchst
Im Kern bündelt eine Maklersoftware alle Daten zu Objekten, Eigentümern und Interessenten an einem Ort. Statt Informationen in verschiedenen Tools zu pflegen, siehst du auf einen Blick, welches Objekt in welcher Phase ist, wer angefragt hat und welche Unterlagen fehlen. Das spart Zeit und senkt das Risiko, dass Fristen oder Rückrufe untergehen.
Für junge Maklerbüros ist der wichtigste Effekt die Skalierbarkeit. Prozesse, die du einmal sauber aufsetzt, laufen auch dann noch, wenn du Mitarbeitende einstellst oder dein Portfolio wächst. Wer gerade erst startet, findet die Grundlagen zur Gründung in unserem Beitrag Immobilienmakler selbstständig machen.
Rechtlicher Rahmen, den die Software abbilden sollte
Immobilienvermittlung ist stark reguliert. Eine gute Software nimmt dir die rechtliche Verantwortung nicht ab, kann aber helfen, Pflichten zuverlässig einzuhalten. Diese Punkte sind besonders relevant:
- Erlaubnis nach § 34c GewO: Wer gewerbsmäßig Grundstücke, Wohn- oder Gewerberäume vermittelt, braucht eine behördliche Erlaubnis. Die Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Kalenderjahren gilt nach aktuellem Gesetzestext für Wohnimmobilienverwalter.
- Maklerprovision beim Kauf: Bei Wohnungen und Einfamilienhäusern muss sich nach § 656c BGB bei Doppeltätigkeit jede Partei in gleicher Höhe verpflichten. Vorlagen für Maklerverträge sollten das berücksichtigen.
- Bestellerprinzip bei Mietwohnungen: Provision zahlt grundsätzlich, wer den Makler beauftragt hat. Die Software sollte Auftraggeber eindeutig dokumentieren.
- Pflichtangaben nach § 87 GEG: Liegt ein Energieausweis vor, müssen Anzeigen unter anderem Art des Ausweises, Energiekennwert, wesentlichen Energieträger sowie bei Wohngebäuden Baujahr und Effizienzklasse enthalten.
- Datenschutz und Geldwäschegesetz: Interessentendaten unterliegen der DSGVO, und Makler gehören zu den Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz. Löschfristen, Einwilligungen und Identifizierungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Objekt- und Kontaktverwaltung
Herzstück jeder Lösung ist ein CRM, in dem Objekte, Eigentümer und Interessenten verknüpft sind. Wichtig sind Suchprofile, mit denen du neue Objekte automatisch passenden Interessenten vorschlagen kannst, sowie eine vollständige Historie aller Kontakte. Achte darauf, dass Felder für Pflichtangaben wie Energiekennwerte vorhanden sind.
Exposés und Portalschnittstellen
Exposés solltest du aus den Objektdaten heraus erstellen können, idealerweise mit eigenen Vorlagen im Corporate Design. Für die Veröffentlichung auf Immobilienportalen und der eigenen Website hat sich der Austauschstandard OpenImmo etabliert. Mit einer solchen Schnittstelle pflegst du ein Objekt einmal und spielst es auf mehrere Kanäle aus.
Besichtigungen und Bewerbermanagement
Gerade in der Vermietung entsteht viel Aufwand durch Anfragen und Terminabsprachen. Viele Programme bieten Online-Terminbuchung, automatische Erinnerungen und digitale Selbstauskünfte. Einige Anbieter, etwa EverReal mit seiner spezialisierten Maklersoftware, setzen genau hier den Schwerpunkt. Andere Lösungen wie onOffice, FlowFact oder Propstack sind eher als umfassende CRM-Systeme für Verkauf und Vermietung bekannt.
Verträge, Übergabe und Dokumentation
Nach dem Abschluss endet die Arbeit nicht. Vertragsunterlagen, Schlüsselübergaben und Protokolle sollten zentral abgelegt sein. Ein digitales Protokoll der Wohnungsübergabe mit Fotos, Zählerständen und Unterschriften schafft Klarheit, falls später Streit über Mängel entsteht. Prüfe, ob die Software solche Protokolle mobil auf Tablet oder Smartphone unterstützt.
Automatisierung und Auswertungen
Automatische E-Mail-Vorlagen, Aufgabenlisten und Statistiken zu Anfragen pro Objekt helfen dir, Engpässe zu erkennen. Wie du wiederkehrende Abläufe grundsätzlich automatisierst, zeigt unser Leitfaden zur Workflow-Automatisierung für Startups.
Kosten und Preismodelle
Die Preise für Maklersoftware unterscheiden sich stark nach Funktionsumfang, Anzahl der Nutzer und Zusatzmodulen. Feste Richtwerte lassen sich seriös kaum nennen, da viele Anbieter individuelle Angebote erstellen. Diese Modelle begegnen dir häufig:
| Preismodell | So funktioniert es | Geeignet für |
|---|---|---|
| Abo pro Nutzer | Monatliche Gebühr je Lizenz, oft gestaffelt nach Paketen | Büros mit festem Team |
| Abrechnung pro Objekt oder Anzeige | Kosten fallen nur bei aktiven Vermarktungen an | Einzelmakler mit wenigen Transaktionen |
| Kostenlose Basisversion | Eingeschränkter Funktionsumfang, Upgrade kostenpflichtig | Test- und Startphase |
| Zusatzmodule | Etwa Website, Bewertungstools, Portal-Pakete | Büros mit speziellen Anforderungen |
Rechne neben den Lizenzkosten auch Einrichtung, Datenmigration und Schulung ein. Gerade der Umzug bestehender Daten aus Tabellen oder einem Altsystem kostet oft mehr Zeit als erwartet.
Ein realistischer Vergleich betrachtet deshalb die Gesamtkosten über zwei bis drei Jahre. Stelle die Lizenzgebühren der Zeit gegenüber, die du und dein Team pro Vermarktung einsparen. Wenn eine Lösung etwa Terminabsprachen oder die Pflege mehrerer Portale automatisiert, kann sich ein höherer Preis schnell rechnen. Umgekehrt zahlst du bei sehr umfangreichen Paketen häufig für Module, die du in der Startphase gar nicht nutzt.
Maklersoftware auswählen in 7 Schritten
- Geschäftsmodell klären: Verkauf, Vermietung, Gewerbe oder Mischung? Davon hängt ab, welche Funktionen Priorität haben.
- Prozesse aufschreiben: Skizziere den Weg vom Erstkontakt mit dem Eigentümer bis zur Übergabe.
- Muss-Kriterien festlegen: Zum Beispiel OpenImmo-Schnittstelle, mobile Nutzung, Serverstandort in der EU.
- Drei bis vier Anbieter vergleichen: Nutze Testzugänge und echte Beispielobjekte.
- Datenschutz prüfen: Lass dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag vorlegen und kläre, wo Daten gespeichert werden.
- Vertragslaufzeit beachten: Kurze Laufzeiten geben dir in der Startphase Flexibilität.
- Einführung planen: Lege fest, wer Daten migriert und wie das Team geschult wird.
Maklersoftware im Test: worauf du achten solltest
Beim Testen zählt weniger die Länge der Funktionsliste als die Frage, ob du deine typischen Aufgaben schnell erledigen kannst. Lege ein Objekt an, erstelle ein Exposé, veröffentliche es testweise und spiele eine Besichtigung durch. Achte auf Ladezeiten, die Qualität des Supports und darauf, ob du deine Daten bei einem Wechsel vollständig exportieren kannst.
Technik als Teil der Gründungsplanung
Wenn du ein Maklerbüro gründest, gehört die Softwareauswahl in den Businessplan. Laufende Lizenzkosten sind Fixkosten, die du in deiner Kalkulation berücksichtigen musst. Wie sich das Geschäftsmodell insgesamt rechnet, liest du in unserem Artikel zum Maklerbüro als Geschäftsmodell.
Denk außerdem an die Absicherung: Fehler in Exposés oder bei der Vertragsabwicklung können Vermögensschäden verursachen. Welche Policen für dich relevant sind, erklärt unser Überblick zur Gewerbeversicherung für Gründer.
Häufige Fragen
Was kostet eine Maklersoftware?
Das hängt vom Anbieter, der Nutzerzahl und den Modulen ab. Es gibt Abo-Modelle pro Nutzer, Abrechnung pro Objekt und kostenlose Einstiegsversionen. Fordere mehrere Angebote an und rechne Einrichtung und Schulung mit ein.
Gibt es kostenlose Maklersoftware?
Einige Anbieter haben kostenlose Basisversionen oder Testphasen. Diese reichen für den Einstieg, sind aber meist bei Nutzerzahl, Objekten oder Schnittstellen begrenzt. Prüfe vorab, ob du deine Daten später problemlos mitnehmen kannst.
Was ist OpenImmo?
OpenImmo ist ein in Deutschland verbreiteter Standard für den Austausch von Immobiliendaten zwischen Software, Portalen und Websites. Unterstützt deine Software ihn, musst du Objekte nicht auf jedem Portal einzeln pflegen.
Brauche ich als Einzelmakler eine Maklersoftware?
Nicht zwingend vom ersten Tag an. Spätestens wenn du mehrere Objekte parallel vermarktest, lohnt sich eine Branchenlösung, weil sie Pflichtangaben, Dokumentation und Interessentenverwaltung strukturiert.
Ist Cloud-Software oder eine lokale Installation besser?
Die meisten aktuellen Lösungen laufen in der Cloud und sind per Browser oder App erreichbar. Das erleichtert die Arbeit unterwegs und bei Besichtigungen. Achte bei Cloud-Anbietern auf Serverstandort, Verschlüsselung und regelmäßige Backups. Lokale Installationen bieten mehr Kontrolle, verlangen aber eigene IT-Betreuung und Datensicherung.
Fazit
Eine passende Maklersoftware ist für Maklerbüros heute ein zentrales Arbeitswerkzeug. Sie verbindet Objektverwaltung, Portalveröffentlichung, Besichtigungen und Dokumentation und hilft dabei, rechtliche Pflichten wie die Angaben nach dem GEG einzuhalten. Entscheidend ist nicht der größte Funktionsumfang, sondern dass die Lösung zu deinem Geschäftsmodell und deinen Abläufen passt. Teste mehrere Anbieter mit echten Beispielen, achte auf Datenschutz und Exportmöglichkeiten und plane die Einführung realistisch.
