Ein Rechnungsprogramm ist für Gründer und kleine Unternehmen meist die erste Software, die sie wirklich täglich brauchen. Es erstellt Angebote und Rechnungen mit allen Pflichtangaben, verschickt Zahlungserinnerungen und zeigt, welches Geld noch aussteht. Moderne Lösungen gehen weiter: Sie erzeugen E-Rechnungen, gleichen Zahlungen ab und verbinden die Rechnung mit Finanzierungsangeboten.
Dieser Ratgeber erklärt, worauf du bei der Auswahl achten solltest, was die Programme kosten und wie du aus offenen Rechnungen Liquidität machst, zum Beispiel über Factoring. Stand der Angaben ist Oktober 2026.
Was ein Rechnungsprogramm leisten muss
Jede Rechnung an Unternehmen muss die Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG enthalten. Dazu gehören Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Ein gutes Rechnungsprogramm füllt diese Felder automatisch und vergibt Rechnungsnummern lückenlos.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
- Vorlagen für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften und Stornos
- Wiederkehrende Rechnungen für Abos und Wartungsverträge
- Automatisches Mahnwesen mit mehreren Stufen
- E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD
- Kunden- und Artikelverwaltung
- Bankanbindung zum Abgleich von Zahlungseingängen
- Export für die Steuerberatung, etwa im DATEV-Format
- Schnittstellen zu Online-Shop, Zahlungsanbietern und Buchhaltung
Ein Beispiel für eine Cloud-Lösung ist Billomat. Das Programm verbindet Rechnungsstellung, Mahnwesen, Belegerfassung per App und DATEV-Export und gehört seit 2022 zur aifinyo AG. Alternativen sind unter anderem Lexware, sevdesk oder die Rechnungsfunktionen in DATEV. Welche Software passt, hängt von Branche, Rechnungsvolumen und Zusammenarbeit mit der Steuerberatung ab.
E-Rechnung: Pflicht ab 2025 bis 2028
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab 2027 E-Rechnungen verschicken, alle anderen ab 2028. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Kleinunternehmer sind nach aktuellem Stand von der Ausstellungspflicht ausgenommen.
Eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Wenn du jetzt eine Software auswählst, sollte sie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und eingehende E-Rechnungen lesbar darstellen können. Sonst musst du spätestens 2028 erneut wechseln.
Was kostet ein Rechnungsprogramm?
| Variante | Kosten | Geeignet für |
|---|---|---|
| Kostenlose Programme oder Basis-Tarife | 0 Euro, mit Begrenzungen bei Funktionen oder Rechnungszahl | Nebenberufliche Gründer mit wenigen Rechnungen |
| Cloud-Software für kleine Unternehmen | meist ca. 10 bis 60 Euro netto pro Monat | Selbstständige, kleine Teams, Online-Händler |
| Erweiterte Tarife mit mehreren Nutzern | ab ca. 100 Euro netto pro Monat | Wachsende Unternehmen mit Schnittstellen |
| Individuelle Entwicklung | Projektpreis | Unternehmen mit besonderen Prozessen |
Billomat nennt auf seiner Preisseite beispielsweise Tarife von ab 19 Euro bis ab 99 Euro netto pro Monat bei jährlicher Zahlung, monatlich zahlbare Tarife sind etwas teurer. Bei kostenlosen Programmen solltest du prüfen, ob E-Rechnung, Mahnwesen und Datenexport enthalten sind.
Individuelle Software statt Standard-Rechnungsprogramm
Größere Unternehmen mit eigenen Abrechnungslogiken, etwa nutzungsbasierte Tarife oder viele Schnittstellen, stoßen bei Standardsoftware an Grenzen. Dann kann eine Eigenentwicklung sinnvoll sein. Dienstleister wie Elinext bieten die Entwicklung von Buchhaltungssoftware nach individuellen Anforderungen an. Rechne aber mit höheren Kosten, längerer Einführung und eigener Verantwortung für GoBD-Konformität und Updates.
Von der Rechnung zur Liquidität
Eine Rechnung zu schreiben heißt noch nicht, Geld auf dem Konto zu haben. Gerade im B2B-Geschäft sind Zahlungsziele von 30 bis 60 Tagen üblich. Manche Anbieter von Rechnungssoftware kombinieren ihre Programme daher mit Finanzierungslösungen. Die aifinyo AG etwa bietet neben Billomat mehrere Bausteine an, die du auch bei anderen Finanzdienstleistern findest:
- Factoring: Du verkaufst offene Forderungen und erhältst den Rechnungsbetrag abzüglich Gebühren vorab. Beim echten Factoring trägt der Factor das Ausfallrisiko. Laut aifinyo erfolgt die Auszahlung beim Factoring in der Regel am nächsten Werktag, vorausgesetzt wird unter anderem eine Umsatzhistorie von zwölf Monaten.
- Finetrading: Ein Finanzierer bezahlt deinen Lieferanten, du zahlst später in Raten zurück. Beim Finetrading von aifinyo sind laut Anbieter bis zu zwölf Monatsraten möglich, es fallen Handelsmarge, Transaktions-, Einrichtungs- und Bereitstellungsgebühren an.
- Leasing: Statt Geräte oder Maschinen zu kaufen, zahlst du monatliche Raten. Das schont das Eigenkapital. Informationen bietet etwa die Seite zum Leasing bei aifinyo.
- Liquiditätsplanung: Tools für das Cashflow-Management bündeln Konten und offene Posten und zeigen, wie sich der Kontostand entwickeln wird.
- Auslandsüberweisungen: Wer Lieferanten oder Freelancer im Ausland bezahlt, sollte Wechselkurse und Gebühren vergleichen. Spezialisierte Anbieter von Auslandsüberweisungen sind oft günstiger als klassische Banken.
Vergleiche immer die Gesamtkosten. Factoring- und Finetrading-Gebühren können sich lohnen, wenn du dadurch Skonto nutzt oder schneller wachsen kannst, sie sind aber teurer als ein günstiger Kontokorrentkredit. Mehr über Finanzplanung liest du im Beitrag Start-up optimal führen.
Praxisbeispiel: Agentur mit Zahlungszielen
Eine kleine Marketingagentur stellt monatlich Rechnungen über 40.000 Euro an Firmenkunden mit 45 Tagen Zahlungsziel. Mit einem Rechnungsprogramm laufen Abo-Rechnungen für Retainer automatisch, das Mahnwesen erinnert nach Ablauf der Frist und die Bankanbindung markiert bezahlte Rechnungen. Muss die Agentur Freelancer schneller bezahlen, als die Kunden zahlen, kann sie einzelne Rechnungen über Factoring vorfinanzieren. Die Gebühren kalkuliert sie in ihre Stundensätze ein.
Auswahl: Checkliste für dein Rechnungsprogramm
- E-Rechnung im Format XRechnung und ZUGFeRD erstellen und empfangen
- GoBD-konforme Archivierung und lückenlose Nummernkreise
- Kleinunternehmerregelung und Reverse-Charge korrekt abbildbar
- Bankanbindung und automatischer Zahlungsabgleich
- Export für die Steuerberatung
- Serverstandort in der EU und Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- Kostenlose Testphase und monatliche Kündbarkeit
Wenn du deine digitale Grundausstattung insgesamt planst, hilft der Beitrag Startup-Infrastruktur richtig aufbauen. Steuerliche Grundlagen erklärt der Artikel Steuern als Selbstständiger.
Typische Fehler bei Rechnungen vermeiden
Viele Probleme mit dem Finanzamt oder mit Kunden entstehen nicht durch fehlende Software, sondern durch kleine Formfehler. Diese Punkte solltest du kennen:
- Doppelte oder springende Nummern: Die Rechnungsnummer muss einmalig sein. Lücken sind nicht automatisch verboten, sollten aber erklärbar sein.
- Fehlender Leistungszeitpunkt: Auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht, sollte er erkennbar sein, etwa mit dem Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
- Falscher Steuersatz: Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland gilt oft das Reverse-Charge-Verfahren mit eigenem Pflichthinweis.
- Rechnungen nachträglich ändern: Fehlerhafte Rechnungen werden storniert und neu ausgestellt, nicht überschrieben. Das verlangen die GoBD.
- Unklare Zahlungsbedingungen: Nenne Zahlungsziel, Bankverbindung und gegebenenfalls Skonto eindeutig.
Fehler bei den Pflichtangaben können dazu führen, dass dein Kunde keinen Vorsteuerabzug erhält und eine korrigierte Rechnung verlangt. Das verzögert die Zahlung. Wer Rechnungen über einen Online-Shop erzeugt, sollte außerdem prüfen, ob Shop-System und Buchhaltung dieselben Nummernkreise verwenden. Hinweise zur technischen Umsetzung im Shop gibt der Beitrag Von null zum skalierbaren Checkout.
Häufige Fragen
Welches Rechnungsprogramm ist das beste?
Ein bestes Programm für alle gibt es nicht. Entscheidend sind dein Rechnungsvolumen, die Buchführungsart, benötigte Schnittstellen und ob deine Steuerberatung damit arbeiten kann. Teste zwei bis drei Programme mit echten Daten.
Welches Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer brauchen eine Lösung, die den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG automatisch einfügt und keine Umsatzsteuer ausweist. Oft reichen kostengünstige Basistarife. Wichtig ist, dass das Programm E-Rechnungen empfangen kann.
Was kostet ein E-Rechnungsprogramm?
Viele Cloud-Programme haben die E-Rechnung inzwischen in ihre Standardtarife integriert, die meist zwischen 10 und 60 Euro netto im Monat kosten. Einige kostenlose Tools erzeugen nur E-Rechnungen ohne weitere Funktionen.
Darf ich Rechnungen noch mit Word oder Excel schreiben?
Für Privatkunden ja. Im B2B-Geschäft ist das nur noch während der Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 zulässig. Danach brauchst du ein Programm, das strukturierte E-Rechnungen erzeugt.
Fazit
Ein Rechnungsprogramm spart Zeit, verhindert Formfehler und macht dich fit für die E-Rechnungspflicht. Achte bei der Auswahl auf E-Rechnungsformate, Bankanbindung, Mahnwesen und den Export für die Steuerberatung. Wer häufig auf Zahlungen wartet, kann Rechnungssoftware mit Finanzierungslösungen wie Factoring kombinieren, sollte die Kosten aber nüchtern mit Alternativen vergleichen.
