Wer einen Pflegedienst gründen will, steigt in einen der stabilsten Wachstumsmärkte in Deutschland ein. Laut Statistischem Bundesamt waren Ende 2023 knapp 5,7 Millionen Menschen pflegebedürftig, rund vier von fünf werden zu Hause versorgt. Gleichzeitig ist kaum eine Gründung so stark reguliert: Ohne Zulassung durch die Pflegekassen kannst du keine Leistungen abrechnen, ohne qualifizierte Pflegedienstleitung gibt es keine Zulassung.
Dieser Leitfaden zeigt dir, welche Voraussetzungen gelten, welche Kosten realistisch sind, wie sich ein ambulanter Pflegedienst von Betreuungs- und Vermittlungsmodellen unterscheidet und wie du die ersten Kundinnen und Kunden gewinnst. Alle Beträge haben den Stand Oktober 2026.
Markt und Geschäftsmodelle in der häuslichen Pflege
Die häusliche Versorgung ist für viele Familien die erste Wahl, weil Pflegebedürftige in ihrer vertrauten Umgebung bleiben können. Laut Destatis gibt es in Deutschland rund 15.500 ambulante Pflegedienste. Trotzdem suchen Angehörige in vielen Regionen wochenlang nach einem Dienst mit freien Kapazitäten, vor allem auf dem Land. Der Engpass liegt weniger bei der Nachfrage als beim Personal.
Bevor du dich festlegst, solltest du die drei typischen Modelle unterscheiden:
| Modell | Leistungen | Zulassung nötig? | Abrechnung |
|---|---|---|---|
| Ambulanter Pflegedienst | Grundpflege, Behandlungspflege, hauswirtschaftliche Versorgung | Ja, Versorgungsvertrag mit den Pflegekassen | Pflegekasse, Krankenkasse, Selbstzahler |
| Betreuungs- und Entlastungsdienst | Alltagsbegleitung, Haushaltshilfe, Gesellschaft | Anerkennung nach Landesrecht für den Entlastungsbetrag | Entlastungsbetrag, Selbstzahler |
| Vermittlung von Betreuungskräften (24-Stunden-Betreuung) | Vermittlung von im Haushalt lebenden Betreuungskräften | Keine Kassenzulassung, aber arbeits- und sozialrechtliche Pflichten | Familien als Selbstzahler |
Gerade das dritte Modell ist für viele Familien eine Alternative zum Pflegeheim. Anbieter wie Familien Med für die Pflege zuhause vermitteln Betreuungskräfte, die im Haushalt der pflegebedürftigen Person leben und bei Alltag, Haushalt und Grundpflege helfen. Medizinische Behandlungspflege übernimmt in diesen Fällen weiterhin ein zugelassener ambulanter Dienst. Für dich als Gründerin oder Gründer heißt das: Vermittler und Pflegedienste sind oft Partner, nicht nur Wettbewerber.
Pflegedienst gründen: die Voraussetzungen
Die zentrale Hürde ist die Zulassung durch die Pflegekassen. Rechtsgrundlage ist das Elfte Sozialgesetzbuch (SGB XI). Zugelassen wird nur, wer einen Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI abschließt und die Anforderungen an eine verantwortliche Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI erfüllt.
Persönliche Qualifikation der Pflegedienstleitung
Die verantwortliche Pflegefachkraft, meist Pflegedienstleitung (PDL) genannt, braucht nach Angaben der Gründerplattform von KfW und Bundeswirtschaftsministerium:
- eine abgeschlossene Ausbildung als Pflegefachfrau oder Pflegefachmann, Gesundheits- und Krankenpfleger, Kinderkrankenpfleger oder Altenpfleger,
- mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im Ausbildungsberuf innerhalb der letzten acht Jahre,
- eine Weiterbildung für leitende Funktionen mit mindestens 460 Stunden oder ein vergleichbares Studium, etwa Pflegemanagement.
Du musst diese Qualifikation nicht selbst mitbringen. Auch Kaufleute oder Quereinsteiger können einen Pflegedienst gründen, wenn sie eine qualifizierte PDL und eine Stellvertretung einstellen. In der Praxis ist die Suche nach einer erfahrenen Leitung oft der längste Teil der Vorbereitung.
Formale Anforderungen an den Betrieb
- Personal: Je nach Bundesland verlangen die Kassen zwei bis vier Vollzeitkräfte als Mindestbesetzung, dazu eine stellvertretende PDL.
- Erreichbarkeit: Der Dienst muss rund um die Uhr erreichbar sein, auch am Wochenende.
- Qualität und Hygiene: Ein Qualitätsmanagement und ein Hygieneplan sind Teil des Zulassungsantrags.
- IK-Nummer: Vor der ersten Abrechnung beantragst du ein Institutionskennzeichen bei der Sammel- und Verteilungsstelle (SVI).
- Häusliche Krankenpflege: Für ärztlich verordnete Behandlungspflege brauchst du zusätzlich Verträge mit den Krankenkassen nach § 132a SGB V.
Die Antragsunterlagen unterscheiden sich je nach Kassenart und Bundesland. Frag früh bei den Landesverbänden der Pflegekassen nach den aktuellen Checklisten.
Kosten und Finanzierung
Wer einen Pflegedienst gründen will, findet bei offiziellen Stellen keine pauschalen Zahlen zum Startkapital, weil Größe, Region und Personalbedarf stark variieren. Die wichtigsten Kostenblöcke solltest du aber vollständig planen:
- Personalkosten für PDL, Stellvertretung und Pflegekräfte, auch schon in der Anlaufphase
- Geschäftsräume mit Büro, Lager und Besprechungsraum
- Fahrzeuge für die Touren, gekauft oder geleast
- Pflegesoftware für Tourenplanung, Dokumentation und Abrechnung
- Versicherungen wie Betriebs- und Berufshaftpflicht sowie Beiträge zur Berufsgenossenschaft
- Kosten für Qualitätsmanagement, Beratung und Marketing
Besonders kritisch ist die Liquidität. Die Abrechnung mit den Kassen kann laut Gründerplattform bis zu acht Wochen dauern, während Gehälter jeden Monat fällig sind. Plane deshalb eine Reserve für mindestens drei bis sechs Monate ein und prüfe Optionen wie Factoring über spezialisierte Abrechnungsdienstleister. Für die Finanzierung kommen Gründungskredite der KfW und der Förderbanken der Länder infrage, die in der Regel über die Hausbank beantragt werden.
So viel zahlen Pflegekassen 2026
Deine Umsätze hängen stark von den Leistungsbeträgen der Pflegeversicherung ab. Die folgenden Monatsbeträge gelten seit 1. Januar 2025 und sind laut Übersicht der Diakonie auch 2026 unverändert:
| Pflegegrad | Pflegesachleistung pro Monat | Pflegegeld pro Monat |
|---|---|---|
| 2 | 796 Euro | 347 Euro |
| 3 | 1.497 Euro | 599 Euro |
| 4 | 1.859 Euro | 800 Euro |
| 5 | 2.299 Euro | 990 Euro |
Hinzu kommt der Entlastungsbetrag von 131 Euro im Monat, den Pflegebedürftige für anerkannte Entlastungsangebote einsetzen können. Leistungen über diese Beträge hinaus zahlen die Familien selbst. Kalkuliere deine Preise deshalb so, dass sie die vereinbarten Vergütungen abbilden und die Eigenanteile für Familien nachvollziehbar bleiben.
Rechtsform, Anmeldung und erste Schritte
Ein ambulanter Pflegedienst ist ein Gewerbe, die Anmeldung erfolgt beim Gewerbeamt. Als Einzelunternehmen startest du ohne Mindestkapital, haftest aber mit deinem Privatvermögen. Eine GmbH oder UG begrenzt die Haftung, verursacht aber mehr Aufwand bei Buchführung und Gründung. Weil Pflegedienste mit Personal, Fahrzeugen und Haftungsrisiken arbeiten, entscheiden sich viele für eine Kapitalgesellschaft.
Eine bewährte Reihenfolge, wenn du einen Pflegedienst gründen möchtest:
- Qualifikation klären und PDL sowie Stellvertretung finden
- Standort und Bedarf analysieren, zum Beispiel über Pflegestützpunkte und die Altenhilfeplanung der Kommune
- Businessplan mit Personal- und Liquiditätsplanung erstellen
- Rechtsform wählen, Gewerbe anmelden, Versicherungen abschließen
- Zulassung beantragen und Versorgungsvertrag mit den Pflegekassen schließen
- IK-Nummer beantragen, Software und Abrechnung einrichten
- Team einstellen und erste Touren planen
Unser Gründungsfahrplan von der Idee zur ersten Rechnung hilft dir, die allgemeinen Gründungsschritte zu strukturieren. Welche Steuern auf dich zukommen, erklärt der Beitrag zu Steuern im ersten Jahr der Selbstständigkeit.
Kunden und Personal gewinnen
Neue Pflegedienste gewinnen ihre ersten Kundinnen und Kunden selten über Anzeigen, sondern über Empfehlungen. Wichtige Kontakte sind Hausarztpraxen, Sozialdienste von Krankenhäusern, Pflegestützpunkte, Apotheken und Sanitätshäuser. Stelle dich dort persönlich vor und erkläre, welche Leistungen und welches Einzugsgebiet du abdeckst.
Online suchen Angehörige meist lokal nach Hilfe. Ein gepflegtes Unternehmensprofil bei Google mit Leistungen, Einzugsgebiet und Erreichbarkeit ist deshalb Pflicht. Wie das geht, zeigt unsere Anleitung zum Google Unternehmensprofil.
Personal als größter Engpass
Fachkräfte sind knapp, und sie entscheiden sich zunehmend nach Arbeitsbedingungen. Verlässliche Dienstpläne, faire Touren, gute Fahrzeuge und eine Software, die Dokumentation erleichtert, sind echte Wettbewerbsvorteile. Viele Gründer berichten, dass sie Mitarbeitende über ihr persönliches Netzwerk aus früheren Arbeitgebern finden. Plane Stellenanzeigen und Einarbeitung trotzdem früh ein.
Risiken und typische Fehler
- Zu knappe Liquidität: Die Zeit zwischen Leistung und Zahlung der Kassen wird oft unterschätzt.
- Abhängigkeit von einer Person: Fällt die PDL aus und gibt es keine qualifizierte Stellvertretung, gerät die Zulassung in Gefahr.
- Zu großes Einzugsgebiet: Lange Fahrzeiten zwischen Einsätzen fressen die Marge.
- Unklare Abgrenzung bei der 24-Stunden-Betreuung: Wer Betreuungskräfte vermittelt oder beschäftigt, muss Mindestlohn, Arbeitszeitrecht und Sozialversicherung beachten. Das Bundesarbeitsgericht hat 2021 entschieden, dass auch Bereitschaftszeiten ausländischer Betreuungskräfte mit dem Mindestlohn zu vergüten sind (Az. 5 AZR 505/20).
Wer später in die Branche wechselt, findet im Beitrag Selbstständig mit 50 weitere Hinweise zu Risiken und Absicherung.
Häufige Fragen
Kann ich ohne Pflegeausbildung einen Pflegedienst gründen?
Ja. Inhaberin oder Inhaber muss keine Pflegefachkraft sein. Du brauchst dann aber eine angestellte verantwortliche Pflegefachkraft mit Berufserfahrung und PDL-Weiterbildung sowie eine qualifizierte Stellvertretung.
Wie lange dauert die Zulassung?
Das hängt von Bundesland, Vollständigkeit der Unterlagen und Kassenart ab. Rechne mit mehreren Monaten Vorlauf und beginne mit den Gesprächen bei den Landesverbänden der Pflegekassen, bevor du Räume langfristig anmietest.
Was ist der Unterschied zwischen Pflegedienst und 24-Stunden-Betreuung?
Ein ambulanter Pflegedienst ist von den Kassen zugelassen und darf Grund- und Behandlungspflege abrechnen. Bei der 24-Stunden-Betreuung lebt eine Betreuungskraft im Haushalt und unterstützt im Alltag. Medizinische Pflege leistet sie nicht, die Kosten tragen die Familien, teils mit Pflegegeld.
Welche Rechtsform passt für einen Pflegedienst?
Kleine Dienste starten oft als Einzelunternehmen. Wegen Haftungsrisiken und Personalverantwortung wählen viele aber eine GmbH oder UG. Lass dich vor der Entscheidung steuerlich und rechtlich beraten.
Fazit
Einen Pflegedienst gründen lohnt sich für Menschen, die Pflegefachlichkeit, Organisationstalent und einen langen Atem mitbringen. Der Markt wächst, die Kassen zahlen verlässlich, doch Zulassung, Personalsuche und Liquidität sind anspruchsvoll. Wer früh eine qualifizierte Pflegedienstleitung findet, die Anlaufphase solide finanziert und lokal gut vernetzt ist, hat gute Chancen auf einen stabilen Betrieb.
