Hivebuy ist eine Software für den indirekten Einkauf, also für alles, was ein Unternehmen für den laufenden Betrieb braucht: Laptops, Software-Lizenzen, Büromaterial, Werbebudgets oder Dienstleistungen. Für Startups wird dieses Thema meist erst dann relevant, wenn aus wenigen Gründern ein wachsendes Team geworden ist und Ausgaben plötzlich unübersichtlich werden.
In diesem Beitrag erfährst du, woran du erkennst, dass dein Einkauf einen festen Prozess braucht, wie digitale Einkaufssoftware am Beispiel von Hivebuy funktioniert, welche Alternativen es gibt und welche rechtlichen Anforderungen wie E-Rechnung und Aufbewahrungsfristen du dabei beachten solltest.
Wenn der kurze Dienstweg nicht mehr reicht
Am Anfang ist Einkaufen einfach: Jemand braucht einen Monitor, zückt die Firmenkarte, fertig. Mit dem Wachstum ändert sich das. Marketing, Vertrieb, HR und Office-Management bestellen parallel, Abos laufen auf verschiedenen Karten, und am Monatsende sucht die Buchhaltung Belege zu Abbuchungen, die niemand zuordnen kann.
Typische Warnsignale sind:
- Fehlende oder verspätete Belege bei Kartenzahlungen
- Doppelte oder vergessene Software-Abos
- Kein Überblick, wie viel Budget je Team noch übrig ist
- Freigaben per Chat, die später niemand nachvollziehen kann
- Lange Monatsabschlüsse, weil Rechnungen manuell kontiert werden
Wenn mehrere Punkte zutreffen, lohnt es sich, Einkauf und Ausgaben zu strukturieren. Grundlagen für saubere Finanzen findest du im Beitrag Buchhaltung für Startups: 10 Fehler, die du vermeiden solltest.
Ordnung schaffen, ohne langsam zu werden
Bei Begriffen wie Beschaffungsmanagement denken viele an träge Konzernprozesse. Gute Prozesse machen dich aber eher schneller, weil sie Fragen vorwegnehmen: Wo bestelle ich Laptops? Wer muss zustimmen? Ist noch Budget da?
Ein einfacher Einkaufsprozess besteht aus vier Schritten:
- Bedarfsanforderung: Wer etwas braucht, meldet es an einer zentralen Stelle.
- Freigabe: Je nach Betrag und Kategorie gibt eine zuständige Person frei.
- Bestellung: Bestellt wird bei festgelegten Lieferanten oder nach Angebotsvergleich.
- Rechnung und Buchung: Die Rechnung wird der Bestellung zugeordnet, geprüft und an die Buchhaltung übergeben.
Lege außerdem fest, wer für welche Kategorien zuständig ist. Ein Beispiel: Hardware und Peripherie verantwortet das Office-Management, Software-Lizenzen die IT oder eine technisch versierte Person im Team, Marketingbudgets die jeweilige Teamleitung. Halte diese Zuständigkeiten schriftlich fest und erkläre sie neuen Mitarbeitenden im Onboarding. Gerade bei Software-Abos lohnt sich zusätzlich eine zentrale Liste mit Kündigungsfristen, Kosten und verantwortlicher Person, denn ungenutzte Lizenzen gehören zu den häufigsten unbemerkten Kostentreibern in jungen Unternehmen.
Diese Schritte kannst du anfangs mit klaren Regeln und einem Formular abbilden. Ab einer gewissen Teamgröße oder vielen Bestellungen spart eine spezialisierte Software Zeit.
So funktioniert Hivebuy
Laut Anbieter bündelt Hivebuy eProcurement den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsverarbeitung. Bedarfe lassen sich per Chat in Microsoft Teams, Slack oder in der eigenen App erfassen. Die Software ordnet sie Kategorien zu, vergleicht Angebote aus Online-Shops, internen Katalogen und Rahmenverträgen und leitet die Anfrage an die zuständigen Freigeber weiter.
Freigaben, Budgets und Rechnungen bei Hivebuy
Die Freigeber werden anhand von Abteilung, Budget und Warengruppe bestimmt. Budgets werden live geprüft, sodass du Ausgaben siehst, bevor das Geld weg ist. Eingehende Rechnungen liest Hivebuy aus, gleicht sie mit Bestellungen ab und kontiert sie. Für die Buchhaltung nennt der Anbieter Schnittstellen zu DATEV und verschiedenen ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics 365 oder NetSuite. Preise werden auf der Startseite nicht genannt, angegebene Einsparungen und Zeitgewinne sind Herstellerangaben und sollten im eigenen Test geprüft werden.
Excel, Firmenkarten oder Einkaufssoftware?
Viele Teams beginnen mit einer Tabelle. Das ist in Ordnung, solange wenige Personen bestellen. Mit wachsendem Team wird sie fehleranfällig und zeigt nur, was bereits passiert ist. Diese Optionen stehen typischerweise zur Wahl:
| Lösung | Geeignet für | Grenzen |
|---|---|---|
| Tabelle und Freigabe per Mail | sehr kleine Teams, wenige Bestellungen | fehleranfällig, kein Live-Budget |
| Ausgabenmanagement mit Firmenkarten (z. B. Pleo, Moss, Spendesk, Payhawk) | viele Kartenzahlungen, Reisekosten, Abos | Bestellprozess und Lieferantenvergleich oft weniger ausgeprägt |
| Einkaufssoftware für den indirekten Einkauf (z. B. Hivebuy) | wachsende Teams mit Freigaben, Budgets und Rechnungsabgleich | Einführungsaufwand, laufende Lizenzkosten |
| Große Beschaffungssuiten (z. B. SAP Ariba, Coupa) | Konzerne und komplexe Lieferketten | für Startups meist zu umfangreich |
Vergleiche Anbieter anhand deiner tatsächlichen Abläufe: Wie viele Bestellungen gibt es pro Monat, wer gibt frei, welche Buchhaltungssoftware nutzt ihr? Frag nach Testzugängen und Referenzen aus ähnlich großen Unternehmen. Wenn ihr häufig über Amazon Business bestellt, hilft dir außerdem der Beitrag zur Rechnungsadresse bei Amazon, damit Belege korrekt auf das Unternehmen ausgestellt werden.
Freigaberegeln ohne Misstrauen
Ungeplante Einkäufe am Prozess vorbei, im Fachjargon Maverick Buying, entstehen meist aus guter Absicht: Jemand will schnell seinen Job erledigen. Die Folgen sind trotzdem teuer, etwa wenn ausgehandelte Rabatte ignoriert werden oder Abos doppelt laufen.
Struktur hat nichts mit Kontrolle um ihrer selbst willen zu tun. Sinnvolle Regeln sind zum Beispiel:
- Kleinbeträge bis zu einer festen Grenze werden automatisch freigegeben.
- Neue Software-Abos prüft die Teamleitung, auch wegen Datenschutz und IT-Sicherheit.
- Größere Investitionen gehen an die Geschäftsführung.
So bleibt das Team handlungsfähig, und du behältst bei größeren Summen den Überblick. Wie Führungskräfte Verantwortung abgeben und trotzdem Orientierung geben, beschreibt ein Beitrag über Führung, die das Beste aus Mitarbeitern herausholt, statt sie durch Mikromanagement auszubremsen.
Rechtliche Anforderungen: E-Rechnung und Aufbewahrung
Ein strukturierter Einkauf hilft auch bei gesetzlichen Pflichten. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Laut IHK Frankfurt dürfen Papierrechnungen beim Versand bis Ende 2026 genutzt werden. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle Unternehmen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
Für Belege gelten zudem Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO: Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige steuerlich relevante Geschäftsbriefe sechs Jahre. Achte bei jeder Software darauf, dass Rechnungen revisionssicher archiviert oder vollständig an dein Buchhaltungssystem übergeben werden. Wie du die technische Basis von Anfang an solide aufstellst, liest du im Artikel Wie Startups ihre Infrastruktur richtig aufbauen.
Praxisbeispiel: Einführung in einem 25-Personen-Team
Ein Software-Startup mit 25 Mitarbeitenden bestellt monatlich rund 60 Positionen, von Hardware über Lizenzen bis zu Agenturleistungen. Belege fehlen regelmäßig, und der Monatsabschluss dauert mehrere Tage. Das Team legt zunächst Regeln fest: Freigrenzen je Kategorie, feste Lieferanten für Hardware und eine zuständige Person für Software-Abos.
Anschließend testet es zwei Tools, darunter Hivebuy, mit echten Bestellungen aus einem Monat. Bewertet werden Bedienbarkeit, DATEV-Export, Aufwand für die Einrichtung und Kosten. Erst nach dem Test fällt die Entscheidung. Entscheidend ist dabei weniger das Tool als die vorher geklärten Regeln.
Häufige Fragen
Was ist Hivebuy?
Hivebuy ist eine Software für den indirekten Einkauf. Sie bündelt Bedarfsanforderungen, Freigaben, Bestellungen, Budgets und Rechnungsverarbeitung und bietet laut Anbieter Schnittstellen zu DATEV und ERP-Systemen.
Ab wann braucht ein Startup eine Einkaufssoftware?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Sinnvoll wird sie meist, wenn mehrere Teams eigenständig bestellen, Freigaben nachvollziehbar sein müssen und der Monatsabschluss wegen fehlender Belege länger dauert.
Was kostet Einkaufssoftware?
Die Preise hängen von Nutzerzahl, Funktionsumfang und Integrationen ab und werden oft individuell angeboten. Rechne Lizenz- und Einführungskosten gegen die eingesparte Zeit in Buchhaltung und Einkauf.
Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis 2027 beziehungsweise 2028.
Fazit
Wer wächst, kann den Einkauf nicht dauerhaft auf Zuruf regeln. Klare Freigaberegeln, feste Lieferanten und ein sauberer Rechnungsabgleich sparen Zeit, schützen die Liquidität und erleichtern die Einhaltung von E-Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten. Hivebuy ist ein Beispiel für eine Software, die diesen Prozess digital abbildet. Vergleiche mehrere Lösungen, teste sie mit echten Bestellungen und kläre vorher, welche Regeln in deinem Team gelten sollen. Weitere Ideen für die Digitalisierung findest du im Beitrag Ist Digital-First der richtige Schritt für dein Unternehmen?
