Jedes Unternehmen, das von seinen Kunden, Patienten oder Käufern Zahlungen erhält, muss sich früher oder später mit dem Thema
Forderungsmanagement auseinandersetzen. Es ist schließlich für Unternehmer jeder Art und Größe von Bedeutung, ihre Waren oder Dienstleistungen bezahlt zu bekommen. In der Theorie sollte dieser Prozess reibungslos funktionieren.
Tatsächlich kommt es aber immer wieder vor, dass ein Kunde seine Rechnung nicht begleicht und auch nach mehrfacher Aufforderung nicht reagiert.
An dieser Stelle wenden sich Unternehmen meist an Inkassounternehmen, die ihnen beim Forderungsmanagement zur Seite stehen und dafür sorgen, dass die Schulden beglichen werden.
Dieser Prozess ist vielfältig und soll die Liquidität des Unternehmens schützen.
Präventive Methoden
Idealerweise kommt es im Forderungsmanagement überhaupt nicht erst zu endlosen Abmahnungen und Bußgeldern. Unabhängig davon, ob das Forderungsmanagement intern oder von externen Dienstleistern abgewickelt wird, ist Prävention immer der erste Schritt.
Viele Unternehmer sind also schon bei der Auswahl ihrer Kunden sehr selektiv. Je nach Branche können Bonitätsprüfungen eine gute Investition in die Legitimierung des Kunden sein und für Sicherheit und Stabilität auf Seiten des Unternehmens sorgen.
Auch klare Zahlungsbedingungen sind ein Schritt zum langfristigen Erfolg. Wer mit besonders teuren Gütern arbeitet, sollte darüber hinaus die Einbindung eines Fachanwalts in Betracht ziehen.
Ein solcher Spezialist kann das Forderungsmanagement schon frühzeitig regeln und auch bei Verträgen auf die entsprechenden Klauseln achten.
Effizienz in der Stellung von Rechnungen
Der nächste Schritt gilt als Grundstein des Forderungsmanagements. Das Unternehmen versendet die
Rechnung idealerweise unmittelbar nach der Erteilung der Leistung. Kauft ein Kunde also einen Artikel, gilt es, die Rechnung sofort nach Abschluss der Bestellung zu versenden. Nimmt er eine Dienstleistung in Anspruch, erhält er die Rechnung in der Regel direkt nach der Buchung.
Wer zu lange wartet, verpasst den Moment und muss sich womöglich mit mehreren Mahnungen auseinandersetzen. Die Rechnung sollte übersichtlich und präzise sein, die Leistungen und ihren Preis beschreiben und dem Kunden das Zahlungsziel bekanntgeben.
Moderne Software des Rechnungswesens erstellt diese Rechnungen oft ganz automatisch und liefert akkurate Informationen ohne die Gefahr menschlicher Fehler.
Funktioniert dieser Prozess reibungslos, kann die Rechnungsstellung zur unmittelbaren Zahlung führen und das Forderungsmanagement läuft entsprechend geradlinig ab.
Mahnungen und ihre Konsequenzen
Aber nicht nur bei der ersten Rechnungsstellung spielt Zeit eine Rolle. Auch, wenn eine Rechnung bereits überfällig ist, sollte schnell gehandelt werden. Eine erste Erinnerung an die Zahlung ist freundlich und erinnert den Kunden lediglich an das Zahlungsziel. In einer sachlichen Beschreibung der Lage setzt das Unternehmen dann eine neue Frist.
Dabei kann es sich zum Beispiel um 30 Tage handeln. Zahlt der Kunde auch dann noch nicht, kommt in der Regel ein gestaffeltes Mahnwesen ins Spiel, bei dem Bußgelder anfallen und rechtliche Schritte gegangen werden können.
Gerichtliche Vollstreckung
Haben die vorherigen Maßnahmen keine Früchte getragen, können rechtliche Schritte eingeleitet werden. Fachanwälte des Forderungsmanagements kennen sich mit allen wichtigen Einzelheiten zu diesem Thema aus und können Unternehmer erfolgreich beraten.
Auch, wenn dieser Fall immer wieder vorkommt, sollten diese Zustände, wenn möglich, minimiert werden. Je durchdachter das Forderungsmanagement ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Schuldner ihre Rechnungen zeitgemäß bezahlen und das Unternehmen mit hoher Liquidität agieren kann.
14.1.2025