Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend. Die Umstellung betrifft alle Unternehmen im B2B-Bereich, die dann Rechnungen nur noch in strukturierten elektronischen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen dürfen.
Gründe für die E-Rechnung
. Transparenz erhöhen: Betrugsfälle lassen sich durch standardisierte Daten schneller identifizieren.
. Effizienz steigern: Manuelle Dateneingaben und Prüfprozesse entfallen.
. Kosten reduzieren: Weniger Papierverbrauch, Porto und Arbeitsaufwand.
. Digitalisierung und Automatisierung: Für Startups birgt diese Entwicklung die Chance, sich von Anfang an digital aufzustellen und so von den Vorteilen der Automatisierung zu profitieren.
Änderungen durch die E-Rechnungspflicht
Ab 2025 gelten klare Vorgaben: Papier- und PDF-Rechnungen sind ab 2025 nicht mehr zulässig, da sie keine maschinelle Verarbeitung ermöglichen. Stattdessen müssen Unternehmen auf standardisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD umsteigen.
Zusätzlich gelten klare Fristen und Vorgaben: Rechnungen müssen künftig maschinenlesbar und auf elektronischem Weg, beispielsweise über
Portale wie Peppol, übermittelt werden.
Video-Tipp: Einführung in die E-Rechnung
In diesem Video wird die Einführung der E-Rechnung verständlich und kompakt erklärt. Unter anderem geht es hierbei um die wichtigsten Grundlagen, darunter die neuen gesetzlichen Vorgaben, welche Formate genutzt werden müssen und wie Unternehmen den Übergang erfolgreich gestalten können.
Besonders für Startups bietet das Video wertvolle Einblicke, um die Umstellung effizient zu planen und umzusetzen.
Was bedeutet das für Startups konkret?
Für ein junges Unternehmen mit begrenzten Ressourcen wirkt diese Umstellung zunächst komplex. Doch wer die richtigen Schritte geht, spart langfristig Zeit und Geld.
Beispiel 1:
Ein kleines E-Commerce-Startup, das bisher Rechnungen als PDFs verschickt hat, muss seine Prozesse an die neuen Anforderungen anpassen. Die Einführung von E-Rechnungen ermöglicht es, Abläufe effizienter zu gestalten, den Zahlungsprozess zu beschleunigen und Fehlerquellen zu reduzieren.
Durch die nahtlose Integration der E-Rechnung in bestehende
digitale E-Commerce-Workflows profitieren Unternehmen langfristig von mehr Transparenz und Zeitersparnis.
Beispiel 2:
Ein Software-Startup, das Dienstleistungen an andere Unternehmen verkauft, erstellt bisher Rechnungen manuell in Excel und versendet diese per E-Mail. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht muss es auf ein System umstellen, das standardisierte Formate wie XRechnung unterstützt.
Durch die Implementierung einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware, die Rechnungen automatisch erstellt, versendet und archiviert, spart das Startup nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern bei der Rechnungsstellung.
Zudem wird die Buchhaltung durch die automatische Integration mit bestehenden Systemen wie CRM- oder Projektmanagement-Tools effizienter und übersichtlicher.
Die Vorteile für Startups im Überblick
Quelle: https://www.yaveon.com/de/glossar/elektronische-rechnung/
Optimale Vorbereitung
1. Analyse der aktuellen Prozesse
Überprüfen, wie Rechnungen aktuell erstellt und verarbeitet werden.
. Wird eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen unterstützt, verwendet?
. Wie werden Rechnungen an Kunden und Lieferanten übermittelt?
. Sind unsere Geschäftspartner bereits auf die Umstellung vorbereitet?
2. Auswahl der passenden Software
Nicht jedes Startup benötigt eine teure Komplettlösung. Es gibt viele Tools, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurden. Im
kostenlosen E-Book von Lexware werden die wichtigsten Details zur Einführung der E-Rechnung behandelt und konkrete Lösungen und Tipps gegeben.
3. Mitarbeiter schulen
Selbst das beste Tool ist nutzlos, wenn niemand es bedienen kann. Deswegen muss man Schulungen organisieren, um dem Team die neuen Prozesse nahezubringen.
Eine Checkliste kann am Anfang helfen, die entsprechenden Schritte besser im Kopf zu behalten.
4. Pilotphase einführen
Die E-Rechnung sollte zunächst testweise eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren. Dieser Schritt hilft, mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen.
21.7.2020