Kommunikation: Diese 4 Tools sollten in keinem Büro fehlen!
Moderne Kommunikation ist aus dem Büro nicht mehr wegzudenken. Heute muss niemand mehr aufstehen und einen Brief zur Post bringen, wenn er einen anderen Menschen erreichen möchte. Die Erreichbarkeit hat flächendeckend zugenommen und nahezu alle Dinge lassen sich ohne klassische Post mit den richtigen Tools regeln. Ob ein Übersetzungsdienst per Telefon oder eine Konferenz mit den ausländischen Kollegen via Videochat – moderne Büros funktionieren mit moderner Technik und die folgenden Tools gehören unbedingt dazu.
Für Home-Office und Büro – perfekte Kommunikation ist möglich
Auf den Rückruf vom Kollegen warten? Dem endlosen Tuten des Faxgeräts zuhören? All das gehört glücklicherweise der Vergangenheit an, denn die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch. Auch wenn Deutschland nicht zur Upperclass
der digitalen Branche gehört, sind die Pläne bereits gefasst. Für Start-ups, aber auch große Unternehmen ist die moderne Kommunikation aus dem Alltag bereits heute nicht mehr wegzudenken, denn durch effiziente Tools lässt sich nicht nur angenehmer kommunizieren, sondern auch die Arbeitskraft besser ausnutzen. Entscheidend ist, dass Unternehmen den Griff zur modernen Technik nicht scheuen. Es gibt längst alle wichtigen Geräte und Produkte, die für deutliche Erleichterung sorgen.
Das direkte Kommunikationstool zur Reduktion des E-Mailverkehrs
„Bing“, eine neue E-Mail ist in ihrem Postfach gelandet. Nach zwei Tagen Urlaub hat sich die Zahl bereits in dreistellige Höhen bewegt und es wird einfach nur noch stressig, hier zu sortieren und zu antworten. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf direkte Kommunikationsplattformen mit hohem Sicherheitsstandard. Ob Slack oder Microsoft Teams – alle Mitarbeiter haben hier direkten Zugriff zu wichtigen Informationen und können diese auch dann abrufen, wenn sie zum Zeitpunkt des Versands nicht online waren.
Gruppenchats sind ebenso möglich, wie eine direkte Bildschirmübertragung, was insbesondere im Bereich der IT hilfreich sein kann. Sie möchten Ihrem Kollegen einen Fehler auf dem Bildschirm zeigen? Spiegeln Sie Ihren Desktop und sparen Sie sich die Zeit, zwei Abteilungen weiter über den Flur zu laufen. In wenigen Sekunden kann Ihnen Ihr Kollege per Live-Call mitteilen, ob er Ihnen helfen kann.
Wieso aber ein Messenger anstelle der klassischen E-Mail? Hier geht es insbesondere um Transparenz und Erreichbarkeit. Schicken Sie eine Nachricht per E-Mail, gehen alle Antworten einzeln bei Ihnen ein. Schicken Sie eine Nachricht per Slack, erreichen Sie die komplette Gruppe und jeder kann auf einzelne Antworten zugreifen. So können nicht nur Sie kommunizieren, sondern auch Ihre Kollegen untereinander haben direkt die Möglichkeit, sich zum entsprechenden Thema auszutauschen.
Auch für Einzelkommunikation sind Tools wie Teams und Slack geeignet, denn durch Chat und Telefonie können Zweiergespräche direkt per Smartphone oder per Computer arrangiert werden. Jeder Nutzer verfügt dabei über ein eigenes Profil, so dass auch unternehmensfremde Personen eingeladen und mit entsprechender Rollenzuteilung gekennzeichnet werden können.
Virtuelle Konferenzen mit globaler Vernetzung
War lange Zeit WhatsApp als Messenger eines der wichtigsten Kommunikationstools, ist
dank äußerer Umstände Zoom immer wichtiger geworden. Das Conferencingtool ermöglicht es Ihnen Teammeetings zu organisieren und direkt von zu Hause aus daran teilzunehmen. Konferenzen prägen das Geschäftsbild vieler Firmen, doch dank virtueller Möglichkeiten müssen sich nicht mehr alle Teilnehmer vor Ort einfinden. Global können Teilnahmen an einem geplanten Zoom-Meeting erfolgen, wodurch sich das Tool längst unverzichtbar gemacht hat.
Nicht nur in puncto Effektivität, sondern auch in Sachen Nachhaltigkeit hat es sich bewährt, auf Tools für hybride Events und virtuelle Konferenzen zurückzugreifen. Die fehlenden Anreisebedingungen für die Teilnehmer, der Verzicht auf Hotels, Flüge, Autofahrten – all das trägt zu mehr Verantwortung gegenüber dem Planeten bei und verbessert die CO2-Bilanz deutlich.
Hinzu kommt eine enorme Zeitersparnis. Bei der Organisation einer komplexen Konferenz braucht es manchmal mehrere Tage, bis die Räume gemietet, die Planung erstellt und die Gästeliste druckbereit ist. Per Zoom versenden Sie einfach einen Link zum Meeting, geben Tag und Uhrzeit des Events bekannt und schon können sich zur entsprechenden Zeit alle Mitglieder einloggen und am Meeting von überall aus teilnehmen. Selbst aus dem Ausland können sich Mitarbeiter zuschalten, die beispielsweise während ihres Urlaubs dennoch an der Veranstaltung teilnehmen möchten.
Taskmanagement-Tools sorgen für optimierte Planung
Einsatzzeiten, Pläne und Arbeitsaufträge per E-Mail oder gar Aushang zu übermitteln ist nicht nur kompliziert, sondern kann besonders in Zeiten des Home-Office schier unmöglich werden. Dank souveräner Taskmanagement-Tools können Unternehmen alle Projekte über ein Tool planen und den Zugriff individuell für Mitarbeiter, Kollegen oder Abteilungsleiter gestalten.
Gestaltungsmöglichkeiten erlauben nicht nur die Erstellung eigener Kategorien, sondern die Zuweisung von Aufträgen direkt an einzelne Personen. So lässt sich ein hohes Maß an Transparenz schaffen, gemeinsame Boards machen es möglich, die Unteraufgaben einzelner Teams genau zu terminieren und zu gestalten.
Auf diese Weise lassen sich auch Urlaubsvertretungen schneller und optimierter organisieren. Jeder Mitarbeiter sieht direkt, welchen Part seines ausfallenden Kollegen er zu übernehmen hat. Verschiebungen innerhalb des Dienstplans können in Echtzeit ins Tool eingepflegt werden und kommen rechtzeitig bei allen beteiligten an. Diese Art von Tool ermöglicht eine deutlich bessere Kommunikation als über WhatsApp-Gruppen oder E-Mails.
Cloud-Tools für den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente
Ob Arbeitsanweisungen oder Informationen, es gibt Dokumente, die für das gesamte Team schnellstmöglich verfügbar gemacht werden müssen. Der Aushang am schwarzen Brett ist überholt, moderne Tools erleichtern die Verfügbarkeit. Ob im
Bereich des E-Commerce, in Produktionsunternehmen oder im Medizinwesen, mit dem passenden Cloud-Tool erhalten Mitarbeiter und Kollegen in Sekundenschnelle Zugriff auf ein bereitgestelltes Dokument, auch aus dem Home-Office.
Die Besonderheit hierbei ist, dass der Zugriff gruppenspezifisch reguliert werden kann. Dokumente, die nur für Führungspersonen eines Unternehmens geeignet sind, können exklusiv diesen Personengruppen zugänglich gemacht werden. Einzelne Unterlagen, wie beispielsweise die Lohnabrechnung, können an Einzelpersonen übermittelt werden, ohne dass unbefugte Personen darauf Zugriff haben.
Auf diese Weise können Informationen zielsicher an die Zielgruppe verteilt werden, ohne dabei mehrere E-Mails zu versenden, die möglicherweise nicht rechtzeitig vom Empfänger gelesen werden. In der Cloud-Software kann festgestellt werden, welche Mitarbeiter die Informationen bereits abgerufen haben und auf welchen Geräten sie bereits verfügbar ist.
Dank Cloud-Tools ist auch das gemeinsame Arbeiten an Projekten möglich. So können zu bearbeitende Dokumente in der Cloud für das beteiligte Team mit Schreibrechten zur Verfügung gestellt werden. Jede Veränderung wird personenbezogen gespeichert und macht es möglich, dass Menschen auch aus dem Home-Office weiterhin für Teamarbeit und Projekte zur Verfügung stehen.
Bildquelle: https://unsplash.com/photos/YI_9SivVt_s
28.1.2022
